Kelimenin tam anlamıyla yüzlerce envanter kontrol yazılımı programı mevcuttur ve belirli bir iş için en iyisini seçmek zorunludur. Envanter kontrol yazılımının hangi özellikleri sunduğunu, ilk fiyatı, tekrarlanan masrafları, mevcut sistemlerle yazılım uyumluluğunu ve ölçeklenebilirliğini anlamak, dikkate alınması gereken faktörlerdir. Şirketin işini desteklemek için neyin gerekli olduğunu bilmek de uygun bir satın alma kararı almaya yardımcı olacaktır.
Envanter kontrol yazılımının ortak özellikleri envanter stok seviyesi takibini, satınalma siparişi tarihçesini, mevcut satınalma siparişi durumunu ve standart fiyatlandırma tablolarını içerir. Dahil edilen diğer özellikler şunlar olabilir: seri numarası takibi, otomatik yeniden sıralama noktaları, son kullanma tarihi takibi, hacim fiyatlandırma tabloları, çoklu maliyet yöntemleri, çoklu konum envanteri ayırma ve malzeme ya da malzeme listesi (BOM) işlem yetenekleri. Bu özelliklerin bazıları veya tümü, yazılımı kullanacak iş türüne bağlı olarak gerekebilir.
Fiyat ve tekrarlayan ücretler, hangi stok kontrol yazılımının satın alınacağına karar verirken gözden geçirilmesi gereken diğer faktörlerdir. Satın alma fiyatı önceden ödeneceğinden, yazılımın yıllık maliyeti hesaplamak için ne kadar süre kullanılacağını belirleyin. Lisans ücretleri, yükseltme ücretleri ve sorun giderme ücretleri gibi yinelenen masraflar da gözden geçirilmelidir. Bu "ekstralar" ın fiyatları tedarikçiye göre önemli ölçüde değişebildiğinden, şirketlerin ne kadar ödeme yapabileceklerini belirlemek için işlerinin bu hizmetleri ne sıklıkla kullanması gerektiğini anlamaları gerekir.
Mevcut sistemlerle yazılım uyumluluğu, en iyi envanter kontrol yazılımının nasıl seçileceğine karar verirken en önemli faktör olabilir. Genellikle, kurumsal kaynak planlama (ERP) sistemleri zaten bir envanter kontrol modülü içerir. Eğer şirket ERP sistemlerini kullanmıyorsa veya araştırma ve geliştirme (AR-GE), mühendislik değişim takibi, depo yönetimi ve finansal yönetim gibi başka sistemlere sahipse, yeni envanter kontrol yazılımı ile birleştirilecekse, bir BT uzmanı uyumluluk için incelemelidir. Mevcut ve yeni yazılımlar uyumlu değilse, şirket bir sistemden diğerine tüm bilgi akışını elde etmekten tam olarak faydalanamayacaktır.
Ölçeklenebilirlik, bir envanter kontrol yazılımı seçerken dikkate alınması gereken bir başka faktördür. İşletmenin büyüklüğüne ve gelecekteki planlarına bağlı olarak, bazı yazılımlar diğerlerinden daha iyi olabilir. Örneğin, şirket kısa sürede önemli ölçüde genişlemeyi planlıyorsa, yazılım daha fazla kullanıcıyı ve veri dosyasını destekleyebilecek mi? Envanter kontrol yazılımının işletme büyüdükçe büyüyebilme yeteneğine sahip olmasını sağlamak karar alma sürecinde önemli bir faktördür.
