Envanter süreci, bir şirketin mucit ürünlerini iş operasyonları boyunca taşırken kullandığı özel adımları veya prosedürleri temsil eder. İş ortamında farklı envanter türleri mevcuttur. Üretim ve üretim şirketleri genellikle ham maddeler, süreç içinde iş ve bitmiş ürünler ile ilgilenir. Depolar, distribütörler ve perakendeciler öncelikle bireylere ve iş yerlerine satılmaya hazır nihai ürünleri ele alır. Bu iki grup tedarik zincirinin farklı ucundaki işletmeleri temsil etse de, stok işlemleri iki grup arasında benzer olabilir.
Envanter sürecine genel bir bakış, bir şirketin muhasebe defteri üzerindeki envanteri izlemek için kullandığı sistemdir. Periyodik ve sürekli envanter sistemleri işletmelerde en yaygın bulunanlardır. Periyodik envanter sistemleri, her özel envanter hareketi için bir şirketin genel defterini güncellemez. Şirketler genellikle açılış stok bakiyesi ile başlar ve bilgileri üç ayda bir veya yıllık olarak günceller. Bazı şirketler periyodik envanter sistemlerini aylık olarak güncellemeyi tercih edebilir. Sürekli envanter sistemleri, şirketin envanter hesabına yapılan her alım, satış veya düzeltmeden sonra şirketin genel muhasebe defterini günceller. Sürekli envanter sistemleri daha fazla iş gerektirse de, bireysel envanter işlemlerini yönetmek için daha doğru bir sistem sağlarlar.
Şirketler, her bir envanter işlemini, şirketteki öğelerin türüne göre seçmelidir. Büyük gruplar halinde homojen ürünler veya ürünler üreten veya satan şirketler daha basit bir envanter işlemini tercih edebilir. Şirketler genellikle her bir ürünü kontrol etmeden bu envanter ürünlerini alır, saklar, etiketler ve satarlar. Numune alma, homojen veya parti ürünler için ortak bir kalite kontrol işlemidir. Şirketler, envanteri incelemek için rastgele bir örnek seçerek envanterin kalitesini değerlendireceklerdir.
Bireysel ürünlerden veya ürün hatlarından oluşan stoklar genellikle daha ayrıntılı bir stok süreci gerektirir. Şirketler, her bir ürünün maliyeti genellikle farklı olduğu için bu ürünleri yönetmek, etiketlemek ve fiyatlandırmak için çok fazla zaman harcarlar. İşletme sahipleri ve yöneticileri, genellikle hangi öğelerin şirkette yenilenmesi gerektiğini anlamak için bu öğeleri ayrı ayrı izler. Büyük münferit ürün stokuna sahip işletmeler, sürekli envanter sistemini kullanırlar. Bu, muhasebe defteri hakkında ayrıntılı bilgileri, envanterle ilgili finansal bilgileri doğru şekilde temsil etmelerini sağlar.
İşletme sahipleri ve yöneticileri, envanteri yönetmek için gereken iş miktarını da göz önünde bulundurmalıdır. Küçük işletmeler genellikle envanter sürecini sürdürmekte zorlanırlar çünkü işlevleri tamamlamak ve satıcıya doğru envanter bilgilerini sağlamak için daha az çalışanı vardır. Küçük işletmeler ayrıca, işletme faaliyetlerini karmaşıklaştırabilecek envanter işlemlerini dış kaynak olarak değerlendirmeyi de düşünmelidir. İşletme sahipleri, bireysel envanter işlemlerini yönetme hakkındaki özel ayrıntılardan da kaçınabilir.
