En iyi tedarik stratejisi, kalite, hizmet veya teslimatı olumsuz yönde etkilemeden ürünlerin maliyetlerini düşüren stratejidir. Bir satın alma stratejisinin değerlendirilmesine dahil edilmesi gereken maliyetler hem personelin zamanının ve kaynakların iç yumuşak maliyetlerini hem de gerçek mal veya hizmetlerin sabit dolar maliyetlerini içerir. Tedarik aynı zamanda bir işletme veya kuruluş tarafından mal veya hizmet alımı ile ilgili tüm faaliyetleri satın almak olarak bilinir.
Bir satın alma stratejisi geliştirmedeki ilk adım, kuruluşunuzdaki mevcut satın alma maliyetini analiz etmektir. Sürecin başında bir madde isteyen kişiyle başlayın. İş sürecine katılan tüm personelin ihtiyaç duyduğu zaman ve emeği belgeleyin. Talep formu doldurulduktan sonra, genellikle bir denetim otoritesi tarafından gözden geçirilir ve bu form daha sonra satın alma departmanına veya malzeme siparişinden sorumlu yerel bir personele iletilebilir. Bu analize dahil edilenler, bir mal diğerine bağlı olduğundan, bu mallar için fatura ödenmesine adanmış personel zamanıdır.
Süreçte her bir insan tarafından istenen süreyi hesaplayın ve saatlik oranıyla çarpın. Süreçle ilgili maliyetlerin yanı sıra fayda maliyetlerini de dahil edin. Bu, yazdırılması gereken kağıt formları veya korunması ve desteklenmesi gereken elektronik bir araç içerebilir. Tüm bu maliyetlerin toplamı, yumuşak dolar maliyetinin satın alma faaliyeti örgütüne gerçek bir temsilidir.
Darboğazları, değer katmayan süreçleri ve zaman kaybına neden olan faaliyetleri belirlemek için bu maliyetleri ve zamanı gözden geçirin. İdeal iş sürecini yazın ve ilgili kişileri ve her adımın gerektirmesi gereken süreyi dahil edin. Önerilen sürece geçmek için hangi değişikliklerin gerekli olduğunu belirleyin. Bu, teknolojiye yatırım yapmayı veya birkaç personelin fiili sorumluluklarındaki değişiklikleri içerebilir.
Potansiyel tasarruf alanlarını belirlemek için son iki ila beş yıl arasındaki gerçek satın alma faaliyetini gözden geçirin. Örneğin, tüm ofis malzemelerini tek bir şirketten satın almak, yüksek hacimli satın alma için mevcut indirimler nedeniyle her bir üründe daha düşük maliyetlere neden olabilir. Ürün fiyatlarında tasarruf potansiyeli bulmak için farklı ürünlere veya ürünlere yapılan harcama miktarını analiz edin. İdeal bir dünyada, bu satın alma stratejisinin uygulanması, kilit tedarikçilerle ilişkileri güçlendirirken, ürün maliyetlerini düşürmenin sistematik bir yoludur.
