Sanal ofis yazılımı seçerken, işinizin doğasını ve günlük olarak yapmanız gereken görevleri dikkate almalısınız. Yalnız çalışıyorsanız, e-posta yazılımı, kelime işlem yazılımı, veritabanı yazılımı, virüs koruması ve yardımcı program gibi birkaç temel öğeye ihtiyacınız olacaktır. Bir ekip ortamında çalışıyorsanız veya çalışanlarla iletişim kurmanız gerekiyorsa, anlık mesajlaşma ve merkezi dosya depolama gibi ek özellikleri aramanız gerekebilir.
Sanal ofis yazılımı satın alırken iyi bir e-posta programı aramak için önemli bir uygulamadır. Bazı İnternet servis sağlayıcıları (ISS) bir e-posta programı sağlar, ancak tek başına bir posta programı daha iyi olabilir. Bu özellikle, otomatik cevap gönderme gibi ek özelliklere ihtiyacınız varsa geçerlidir. Çoğu e-posta programı ücretsiz olarak indirilebilir veya işletim sisteminin bir parçası olarak gelir.
Sanal ofis yazılımı bir kelime işlem programı içermelidir. Seçilebilecek çok az seçenek var. Bazı kelime işlem programları ücretsiz bir paketin parçası olarak indirilebilir, bu nedenle iyi bir kelime işlem programının pahalı olması gerekmez. Bazı işletim sistemleri çok temel kelime işlem programlarını içerir, ancak bir işletmeyi yönetirseniz, ek özelliklere sahip bir şeye ihtiyacınız olabilir.
Bilgiye hızlı bir şekilde erişmeniz gereken veya büyük miktarda veri düzenlemeniz ve saklamanız gereken bir sektördeyseniz, bir veritabanı programı sanal ofis yazılımınızın bir bölümünü oluşturmalıdır. Bazı işletme sahipleri pazarlama amacıyla kullanmak için listeler hazırlar ve veritabanı yazılımı bunu kolaylaştırır. Veritabanı programları bir yazılım paketinin parçası olarak satın alınabilir veya ücretsiz olarak indirilebilir.
Virüs koruması, sanal bir ofis çalıştırmanın başka bir önemli yönüdür. Verilerinizi güvende tutmanız gerekirse, iyi bir virüs koruma programına yatırım yapmanız gerekir. Virüs koruma programları ayrıca ek koruma sağlayan yerleşik güvenlik duvarları içerebilir. Dosyaları ileri geri gönderirseniz veya e-posta kullanırsanız, virüs korumasına yatırım yapmanız gerekir.
Yardımcı programlar bilgisayarınızın performansını optimize edebilir ve sanal ofis yazılımına yatırım yaparken göz önünde bulundurulmalıdır. İyi bir yardımcı program, kayıt defterini temizleme, geçici dosyaları kaldırma ve çerezleri silme gibi performansla ilgili görevlerin başlatılmasını kolaylaştıracaktır. Bu tür bir yazılım tek başına bir uygulama olarak satın alınabilir veya ücretsiz olarak indirilebilir.
Bir ekiple çalışıyorsanız veya sanal çalışanlarınız varsa, sanal ofis kurulumunuzun bir parçası olarak bir anlık mesajlaşma programı edinmelisiniz. Mesajlar gerçek zamanlı olarak alınabildiğinden, ekibinizin bir üyesiyle sürekli iletişim halinde olmanız gerektiğinde bu çok önemli bir özelliktir. Bunun gibi bir program, çoğu anlık mesajlaşma programı sesli sohbet seçeneği sunduğundan telefon görüşmelerinde de tasarruf sağlar. Anlık mesajlaşma programları kullanılarak grup konferansı da yapılabilir.
Bir takımın bir parçası olarak çalışırken, özellikle her üye farklı bir yerden çalışıyorsa, merkezi dosya depolama çok önemlidir. Dosyalar çevrimiçi olarak depolanabilir ve önemli bilgilere kolay erişim sağlar. Bu sadece zaman kazandırmakla kalmaz, aynı zamanda her kullanıcının veritabanına erişimi olduğu sürece her yerden çalışmasını sağlar. Hizmet olarak yazılım (SaaS) uygulamaları genellikle bu özelliğe sahiptir ve kullanıcıların İnternet bağlantısını kullanarak yazılıma erişmelerini sağlar.
