Bordro numarası, bir şirketin bordro sisteminde kullanılan belirli bir bilgi parçasıdır. Bu numara bir şirketin çalışanları bir isim veya başka bir tanımlayıcı değil, bu numarayı kullanarak izlemesini sağlar. Bordro numarası tipik olarak, şirketin maaş bordrosu yazılımını kullanarak oluşturduğu dahili bir bilgi parçasıdır. Şirket kendi harfleri ve sayıları bir araya getirebilir veya yazılımın kendi başına sayıları oluşturmasına izin verebilir. Bir sayı oluşturmak, şirketin sadece çalışanlar arasında çalışanlar arasında ayrım yapmasını sağlayan rakamları içermelidir.
Çoğu maaş bordrosu hizmeti veya yazılımı, bir şirketin her çalışan için kendi maaş bordrosu numarasını oluşturmasına izin verir. Bu esneklik nedeniyle, bir şirket her çalışan grubu için açıklayıcı bir önek kullanmayı düşünmelidir. Örneğin bir seçenek, bölümü tanımlamak için üç rakam veya harf kullanmaktır. ACC harfleri veya 200 sayıları muhasebe bölümünü temsil edebilir; PRO veya 300 üretim departmanı olabilir. Şirket bir sayı kullanmaya karar verirse, alt gruplar da bu kategorilerde bulunabilir.
Bir şirket bordro numarası öneki üzerinde karar verdiğinde, kalan sayılar genellikle sırayla düşer. Örneğin, ACC00001, muhasebe departmanındaki bordro numaralarının başlangıç noktası olabilir. Numaranın son yarısı bölümdeki tüm çalışanları kapsayacak kadar gerekli sayıda basamak içerebilir. Tüm bölümler için her bir bordro numarası genellikle aynı harf ve rakam kombinasyonuna sahiptir. Bordro sisteminin karışmasını önlemek için aynı kombinasyon boyutuna sahip olmak gerekir.
Bu sayıyı oluşturmaktan insan kaynakları departmanı sorumludur. Bazı durumlarda, insan kaynakları departmanının, numaralar atanırken mal sahibinden veya üst yönetimden onay alması gerekebilir. Bu, sahiplerin ve yöneticilerin bordrodaki bilgilerde söz sahibi olmalarını sağlar. Üst yönetim ayrıca, sayıların nasıl oluşturulacağı ya da şirket içinde kullanımı hakkında girdiler sağlayabilir. Şirket, bordro sisteminde yeni bir bölüm kuruyorsa da onay gerekebilir.
Bordro dış kaynak kullanımı kullanan bir şirketin bordro numarası oluşturması gerekmeyebilir. Dış kaynak şirketi, bunu bordro sistemine dayalı olarak kendi başlarına yapacak. Şirketler sadece dış kaynak şirketinin bordro numarası ile eşleşen bir bordro numarası girerler. Bordro servisi, maaş bordrosu görevlerinin büyük bir kısmını idare eder ve onlara maaş bordrosu numaraları oluşturma imkanı ve özgürlüğü sunar. Bir çalışanla ilgili tüm yazışmalar ve bilgiler genellikle bu numaranın kullanımını gerektirir.
