Bir e-posta saklama politikası oluşturmak için, öncelikle politikayı yazmanızın nedenini belirtmeniz gerekir - yasal gerekliliklere uymak, iş belgelerini kanıtlamak veya önemli bilgilerin kaybolmamasını sağlamak. Belgede ayrıca politikanın hangi çalışanları etkilediği ve hangi tür e-postaların dahil edildiği de açıklanmalıdır. Ayrıca, e-postaların ne kadar süreyle tutulması gerektiğine de karar vermelisiniz; Belirli e-postaları belirli bir süre boyunca saklamanız yasal olarak istenebilir. Politikanın izlenmesinden sorumlu bir çalışanın atanması, politikanızın uygun bir şekilde uygulanmasını sağlamaya yardımcı olabilir.
Bir e-posta saklama politikası, bir şirketin çalışanlarının e-posta iletişimini nasıl ele almasını istediğine ilişkin yazılı bir prosedürdür. E-posta saklama politikaları tipik olarak, çalışanların hangi e-postaları ne kadar süreyle tutmaları gerektiğini ve e-postaların nasıl depolanacağını belirtir. Birçok yargı alanında, e-postalar dahil olmak üzere şirket iletişiminin ne kadar süre tutulması gerektiğine dair yasal gereklilikler vardır, bu nedenle açık bir e-posta tutma politikasına sahip olmak önemlidir.
Politikanızı yazarken, e-posta tutma politikasının şirketteki hangi çalışanlarını kapsadığını açıklayın. Politikayı ilk önce uygulama amacına bağlı olarak, kuruluşunuzdaki herkes için geçerli olmayabilir. Örneğin, elektronik yazışmalarla ilgilenmeyen depo çalışanlarının politikaya uyması gerekmeyebilir. Öte yandan, müşteri hizmetleri temsilcilerinin e-postalarının çoğunu saklamaları gerekebilir.
Hangi tür e-posta yazışmalarının e-posta saklama politikasının yönetimine girdiğini açıklayın. Örneğin, bazı şirketler idari, mali, genel ve geçici konularla ilgilenen e-postalarla ilgili e-posta saklama politikaları yazar. Şirket politikanız, yasal gereklilikleri olan hususlarla ilgilenen e-postaları özellikle ele alabilir. Politika kapsamında ele almayı seçtiğiniz e-postaları hangisi olursa olsun, bu konuda net ve öz olduğunuzdan emin olun.
Politika ayrıca, e-postaların ne kadar süreyle tutulması gerektiğini ve çalışanların e-postaları nasıl tutmaları gerektiğini de açıklamalıdır. Kayıt uyumu için yasal olarak beş yıllık bir süre boyunca müşteri yazışmalarını muhafaza etmeniz gerekebilir. Sunucunuzdaki bir e-posta arşivinde saklanmaya ek olarak, yasa ayrıca e-postayı yazdırmanızı ve basılı kopyayı müşterinin dosyasında saklamanızı gerektirebilir. Bu kayıtları saklamanın prosedürü ne olursa olsun, e-posta saklama politikasını yazarken ayrıntılı bir şekilde yazdığınızdan emin olun.
İyi bir e-posta saklama politikası, gereksinimleri izlemekten sorumlu çalışanın departmanını veya unvanını içermelidir. Şirketinizin, şirket işlemlerinin yasaya uygun olduğundan emin olmaktan sorumlu bir uyum departmanı veya çalışanı olabilir. Bu, e-posta tutma politikasını izlemek ve uygulamaktan sorumlu olan doğal kişi olabilir. Politikayı yönetmekten kimin sorumlu olduğunu açıkça belirtin; böylece çalışanlar soruları veya sorunları olursa kime başvuracaklarını bilsin.
Politika oluşturulduktan sonra, en önemli adımlardan biri yaymaktır. Uygulaması gereken çalışanların var olduğunu bilmemesi durumunda bir politika uygulanamaz. Etkilenen çalışanlar için de bir toplantı veya eğitim oturumu yapmak isteyebilirsiniz. Bu, e-posta saklama politikasına uymaları için gereken bilgileri almalarını sağlar.
