Kullandığınız iş cevaplama makinesi selamlaması, işinizin ne sunabileceğini göstermenin bir yolu olarak kullanabilmenize rağmen, oldukça kısa ve net olmalıdır. Mesajdaki genel ses tonunuz profesyonel olmalı ve arayanlara, çağrıları o anda cevapsız olmasına rağmen, önemli olduklarını ve en kısa zamanda onlarla iletişim kurmayı planladığınızı belirtmelidir. Bununla birlikte, bunun içinde arayandan daha önemli birisiyle konuştuğunuzu belirtmemelisiniz. İş cevaplama makinenizin selamlaması, işiniz ve gereksinimleriniz için uygun gördüğü şekilde kişiselleştirilmelidir.
Bir iş cevaplama makinesi selamlaması bir şirketin telesekretere veya telesekretere kaydedilmiş bir mesajdır. Bu mesaj en azından bazı müşterileriniz tarafından duyulacağından, mesajı profesyonel tutmaya dikkat edin. Çoğunlukla aptal ya da komik bir mesaj oluşturmamalısınız, bunun yerine profesyonel ve oldukça hızlı bir şekilde önemli ve faydalı bilgiler vermelisiniz. Bununla birlikte, mesajı, "Dünyaca ünlü kabak evinin ve enginar börekinin evi olan Pies Evi'ni aradığınız için teşekkür ederiz" gibi belirli bir hizmetle ilgili kısa bir açıklama eklemek için hızlı bir fırsat olarak kullanabilirsiniz.
İşletmenizin telesekreteri selamlamasında sağladığınız bilgiler, bazı temel bilgiler yaygın olmasına rağmen, özel gereksinimlerinize bağlı olarak değişebilir. Kişisel bir işletme numaranız veya dahili numaranız varsa, belirli bir ad dahil, ulaşılmış olan işletmeyi belirtmelisiniz. Mesaj genel kullanım içinse, kullanılamaz olduğunuzu belirtebilirsiniz, ancak çalışma saatlerinden sonra kullanılacak bir mesaj arayan kişiye normal çalışma saatleri sağlayabilir. Ancak, arayandan daha önemli bir işle meşgul olduğunuzu belirtmek için alınabilecek herhangi bir dili kullanmamalısınız.
Kullandığınız herhangi bir işletme yanıtlama makinesi selamlaması da gereksinimleriniz için kişiselleştirilmiş ve kişisel olmalıdır. Acil bir servisiniz varsa, arayan bir kişinin daha hızlı yanıt vermesi için bir düğmeye basılarak aktif hale gelebiliyorsa, bunu mesajda belirtmeniz gerekir. Arayanlara, mesajlarında iletmeleri gereken bilgileri, örneğin adı, iletişim bilgileri ve arama nedenleri gibi hatırlatmaları da yararlı olabilir. Arayan kişiye, mesajının sonunda yaptığı arama için teşekkür etmeli ve aramayı mümkün olan en kısa sürede geri göndermeyi planladığınızı belirtmelisiniz.
