Büyük ve önemli bir projeye başlamadan önce, genellikle bir proje zaman çizelgesi geliştirmek yardımcı olur. Bu, projeye dahil edilecek ana adımların baştan sona kadar, sorumlu kişi ve ekiplerin öngörülen bitiş tarihlerini kaydetmesini içerir. Bu, tüm detaylara veya tüm projenin büyük resmine, tüm hedefler ve kilometre taşlarıyla birlikte bakmanın bir yoludur.
Bir kişi bir proje için bir proje zaman çizelgesi geliştiriyorsa, bağımsız olarak tamamlıyorsa, zaman çizelgesinin geliştirilmesinden tek başına sorumlu olabilir. Birçok proje, özellikle büyük ölçekli projeler, birden fazla çalışanı veya bir ekibin üyelerini içerir. Bu tür projeler için proje zaman çizelgeleri oluşturulurken, karar alma sürecine katılacak çalışanların tümü de zaman çizelgesi oluşturmanın bir parçası olmalıdır.
Zaman çizelgesi, projenin bir parçası olan öngörülen tüm kilometre taşlarını ve hedefleri, ayrıca çeşitli bölümlerden, ihtiyaç duyulan malzemelerden ve her bir adım için hedef tamamlanma tarihinden sorumlu olmalıdır. Önceden planlanmış toplantılar veya kontrol noktaları da proje zaman çizelgesine dahil edilebilir, çünkü fikir tüm projenin mümkün olan en iyi temsilini vermektir. Bir grup başlangıçta bir proje zaman çizelgesi geliştirmek için birlikte çalıştığından, hepsinin zaman çizelgesini görebilmesi gerekir. Bir tahtaya bir bilgisayar aracılığıyla yansıtılabilir, çevrimiçi çoklu erişimli bir çalışma alanına yerleştirilebilir veya duvara asılan büyük bir grafik kağıdına kaba taslak olarak işaretçilerle yazılabilir.
İlk proje zaman çizelgesi oluşturulduktan sonra, projeden sorumlu grubun her üyesine referans olarak bir kopyası verilmelidir. Bir kağıt kopya ya da çevrimiçi ya da üyelere e-posta ile gönderilen elektronik bir kopya olabilir. Proje zaman çizelgesi, proje boyunca periyodik olarak gözden geçirilmesi gereken bir çalışma belgesidir, böylece değişiklikler ve beklenmedik durumlar ortaya çıktıkça düzeltilebilir.
Proje zaman çizelgelerinin birkaç avantajı vardır. Ekip üyelerinin tümünün belirli bir projenin hedeflerine odaklanmasına ve proje ilerledikçe ve değiştikçe onları bir arada tutmaya yardımcı olurlar. Bu zaman çizelgeleri ayrıca, projenin yazılı ve görsel bir şekilde bir arada nasıl akması gerektiğini göstermeye de yardımcı olur. Projeler için zaman çizelgeleri, hem ayrıntı odaklı ekip üyelerine hem de her şeyin nasıl uyduğunun daha büyük resmini görmesi gerekenlere yardımcı olmalıdır. Proje zaman çizelgeleri ayrıca, bir projedeki tüm gerekli görevlerin ve adımların uygun şekilde atanıp delege edildiğinden emin olmanıza yardımcı olabilir.
