Bir şirket veya kuruluş büyüdükçe, satın alma yönergeleri oluşturma ihtiyacı daha da önem kazanıyor. Satın alma veya satın alma, hizmet ve mallara yapılan tüm harcamaların yönetimidir. Genel işletme yönetiminin bir yönü olarak, doğrudan maliyet tutma, harcamaları azaltma ve karı artırma ile ilgili merkezi bir işlevdir. Her ne kadar çoğu kişi satın alımları büyük şirketlerle ve milyonlarca dolarlık anlaşmalarla ilişkilendirse de, satın alma yönergeleri irili ufaklı her firmaya yardımcı olabilir.
Tedarik alanı o kadar geniştir ki, onu farklı iş süreçlerine bölmek en iyisidir. Ana kategoriler: satıcı yönetimi, sözleşmeli mal ve hizmetler, ödeme koşulları, eşikler ve görevlerin ayrılması. Farklı iş süreçlerini tanımlamanın yanı sıra, satın alma kılavuzlarını geliştirmek için tamamlanması gereken üç madde vardır: kurumsal yapı ve roller oluşturmak, muhasebe kontrollerini uygulamak ve kuruluş içindeki satınalma süreçleri için hesap verebilirlik ve sorumluluk tanımlamak.
Tedarik kurallarını geliştirmek için kullanılan standart metodoloji, kurallar için bir dosya klasörü oluşturmaktır. Bu dosya klasöründe, ana iş süreçlerinin her biri için ayrı bir tane oluşturun. Kılavuzlar geliştirildikçe, sürece dahil olan farklı roller ve bölümler için süreç rehberleri oluşturun. Gözetim ve yönetim raporları ile ilgili bir bölüm ve üst düzey yönetim incelemesi için bir akış belgesi ekleyin. Tüm kurallar etkilenen alanlarla gözden geçirilmeli ve tartışılmalı ve gözden geçirilmek üzere üst yönetime sunulmalıdır. Kabul edildikten sonra, tüm kullanıcılar için eğitim kurallarının uygulanması gerekmektedir.
İncelenecek ilk madde, satın alma sürecinde farklı oyuncuların rolleri ve sorumluluklarıdır. Her işlem için kim, ne, nerede ve neden olduğunu belirleyin ve başlangıç noktasını veya etkinliğini belirleyin. Örneğin, bir departman ofis malzemeleri gerektirdiğinde, bu işlemden kim sorumludur? Hangi satıcının temasa geçeceğine nasıl karar veriyorlar? Harcadıkları maksimum tutar nedir ve bu satın alma işlemini kim onaylamaktadır? Bu soruların tümü, satın alma rehberi geliştirmek için çok önemlidir.
Muhasebe, harcamaları izlemek ve yönetmek için standart bir yapı sağlar. Satınalma taleplerinin, satınalma siparişlerinin, tekliflerin, sözleşmelerin ve diğer satın alma araçlarının kullanımı muhasebe işlevlerini etkiler. Tipik muhasebe kontrolleri, dolandırıcılık riskini azaltmaya, dolar için en iyi değeri elde etmeye, anlaşmalı fiyatlandırma ve şartları almaya ve onay yetkilerine odaklanır. Bu öğeler bilgisayarlı bir sistemde yönetilebilir, ancak önce iş süreci kurallarında tanımlanması gerekir.
Hesap verebilirlik ve sorumluluk, tedarikte önemli bir etkendir. Çoğu kuruluş, satınalma siparişi veya sözleşmenin dolar değerine odaklanır, ancak belirli bir metada harcanan toplamı görmezden gelebilir. Tedarikçi ile pazarlık yapmaktan ve satınalma siparişlerini işleme koymaktan sorumlu olacak uygun pozisyonun belirlenmesi, satın alma kılavuzunda önemli bir adımdır.
