Hammaddeler için doğru ve en uygun maliyetli tedarikçiyi bulmak uzman bir ithalatçıdan veya bir dış ticaret komisyonundan veya konsolosluğundan bilgi almak suretiyle yapılabilir. Yabancı bir tedarikçi tespit edildiğinde, hammadde ithal etmek isteyen işletme, incelenecek numunelerin incelenmesini sağlayabilir ve bir sözleşme şartlarını kabul edebilir. Sözleşmenin hükümleri ve mallar için ödeme şekli her iki taraf için de açık olmalıdır. Hammaddeler giriş limanına ulaştığında, gümrük işlemleri yerine getirilmeli ve ithalat vergileri ödenmelidir. İthalatçı uygun olan her türlü gümrük vergisi muafiyetinin veya erteleme düzenlemelerinin talep edilmesini sağlamalıdır.
Hammadde ithal etmesi gereken bir işletme, ticaret komisyonları tarafından yayınlanan yayınlardan üreticiler hakkında bilgi bulabilir veya komisyon web sitelerine danışabilir. Belli ülkelerle olan ticaretle ilgili olası kısıtlamalar hakkında - lisanslama, yönetmelikler ve ticari engeller dahil - yabancı konsolosluk ofislerinden bilgi alınabilir. Yurtdışında potansiyel bir tedarikçi tespit edildiğinde, ithal edilecek malzemenin türüne bağlı olarak, ürünlerinin örneklerini istemek mümkün olabilir. Bunlar kalite açısından incelenebilir ve şirketin bunları kullanması gereken çeşitli bölümlerine gösterilebilir. Bu görevi yerine getirmek için bağımsız bir denetim şirketinin hizmetlerini kullanmak da mümkündür.
Hammadde ithal etmek isteyen bir işletme için önemli bir faktör, yabancı tedarikçi ile yapılan anlaşmadır. Dil ve kültürel farklılıklara rağmen, anlaşma şartlarının hem alıcı hem de satıcı açısından açık olması esastır. Tedarikçiyle yapılan sözleşmede, satın alınan ürünleri, fiyat ve ödeme koşullarını, nakliye koşullarını, teslimatı, sigortayı ve anlaşmazlıkların çözümü için düzenlemeleri belirtmesi gerekir. Tam kullanım, Uluslararası Ticaret Odası tarafından yayınlanan uluslararası ticari terimler gibi standart uluslararası sözleşme terimlerinden kullanılmalıdır. Bunlar, malın satıcıdan alıcıya geçişi sırasında her bir tarafın nakliye ve sigorta ile ilgili sorumluluklarını netleştirmeye yardımcı olabilir.
Hammaddeler limana ulaştığında, giriş belgelerinin gümrük yetkililerine sunulması gerekir. İşletmenin hammadde ithal etmek istediği ülkenin yasalarına bağlı olarak, malların mülkiyeti kanıtı gerekli olacak ve hava taşımacılığı durumunda konşimento veya konşimento gibi ilgili bir belge üretilmiş. Gümrük idareleri ayrıca, gümrük vergilerinin ve diğer vergi veya cezaların ödenmesi garantisini talep edecektir. İthalatçı, gümrük işlemlerini tamamlamak için gümrük komisyoncusu kullanabilir. Vergilerin ödenmesi, malları, mal sahibi tarafından kaldırılıncaya ve dolaşımda bırakılıncaya kadar gümrük kontrolü altında kalacakları gümrüklü bir depoda depolayarak ertelenebilir.
