Bir bordro denetimi için doğru hazırlık, gözden geçirmenin neyin içerdiğini iyice anlamayı ve çoğu zaman yasal danışmanlık almayı içerir. Aynı zamanda, kendilerine hizmet veren her bir kişiyi tanımlayan ve bu insanları çalışan veya çalışan olmayan statüsü altında sınıflandıran işverenleri içerir. Yasal sonuçlardan kaçınmaya yardımcı olmak için, tüm işverenlerin, bordro raporlarını sürekli olarak genel defterlerle karşılaştırmanın yanı sıra banka mutabakatlarını gözden geçirmeyi de içeren maaş bordro işlemlerinin başında kalmaları önemlidir. Birçok işveren, bordro denetiminin sonuçlarıyla karşı karşıyadır, çünkü birden fazla iş rolü üstlenen çalışanlar için uygun dokümantasyonları yoktur, bu da işverenlerin ayrılma sınırlarını ve yasallıklarını anlamalarını sağlar.
Bordro denetiminin neden olabileceğinin birkaç nedeni vardır ve pek çok işletme yasal danışmanı bulup saklayarak hazırlıklarına başlar. Maaş bordrosu denetimi sırasında, üçüncü taraf bir işletme, bir denetimin gerçekleşeceği konusunda bir işletmeyi bilgilendirir. Bunu yaparken, şirketin hazırlanma zamanı ile denetlenmesini sağlar. Hukuk müşavirliği, işletmelere, denetimi gerçekleştiren üçüncü tarafa hangi belgelerin teslim edilmesi gerektiğini ve verilmemesi gerektiğini anlamalarında yardımcı olur.
Bordro denetiminin bir parçası, çalışanlarının her biri hakkında dokümantasyon sağlayan işveren içerdiğinden, bir çalışanın gerçek tanımını anlamak önemlidir. Bir çalışan, şirkete hizmet veren biri olarak kabul edilir; ancak, bazı durumlarda, bir işverenin bir kişiyi bir çalışan olarak tanımamasına izin veren boşluklar vardır. Bu, bir kişinin kendisi için iş yaptığı zaman ve doğrudan satıcı olanları da içerir.
İşverenlerin birden fazla iş rolü üstlenen çalışanları nasıl sınıflandırabileceklerini anlamaları da önemlidir. Bu gerçekleştiğinde, işverenlerin her çalışanın her iş rolünde kaç saat çalıştığını doğru bir şekilde kaydeden belgelere sahip olmaları gerekir. Belgelendirme yapılmazsa, her bir çalışanın toplam maaşı, en yüksek derecedeki sınıflandırmaya sahip iş rolüne göre tahsil edilir.
Denetimi gerçekleştiren işletme, denetlenen şirketin genel defterleriyle eşleşen bordro raporları içerdiğinden emin olmak isteyecektir. Bordro denetiminin bu bölümüne hazırlanmak için şirketler her zaman brüt bordro giderlerini, net çek tutarlarını ve çalışan çeklerinden alınan vergileri genel defterlerindeki tüm sayılarla karşılaştırmalıdır. Ayrıca, denetimin hazırlanmasına yardımcı olmak için, hem bordro raporlarını hem de genel defterleri banka mutabakatıyla karşılaştırmak faydalı olacaktır. Tüm bu sayıları karşılaştırmak, bir işverenin çalışanın çeklerinde hiçbir değişiklik olmadığından emin olmasını sağlar.
