Bir video konferans odasının ana kullanımı, insanların video ve ses iletimi kullanarak birbirleriyle telekomünikasyon kurmalarıdır. Video konferans görüşmesi, görüntülü görüşme görüşmesinden farklıdır çünkü iki kişiyle değil, bir grup insanla yapılır. Katılan çok sayıda insan olduğu için, çoğu zaman telekomünikasyonda yer alan kişiler tarafından bir video konferans salonu kullanılacaktır. Bu oda toplantı sırasında herkesin görülüp duyulmasını sağladığından, uygun şekilde tasarlanmış ve ayarlanmış olmalıdır. Bir video konferans odası kurmanın birçok farklı yolu vardır ve toplantıda çalışanların sayısı ve amacı genellikle hangi düzenlemenin en uygun olduğunu belirler.
Sağlanan yeterince büyük bir video konferans odası varsa ve genellikle 15 kişiden daha az kişi katılıyorsa, U şeklinde bir video konferans odası kurulabilir. Bu tür kurulumlar genellikle hepsi birbirine bağlı olan ve bir U şeklini oluşturan üç tablo içerir. Grubun telekomünikasyon yaptığı kişi (ler) genellikle U'nun açık bölümündeki bir TV veya bilgisayar ekranında görülebilir. Toplantının katılımcıları, masaların dış kısımlarına otururlar, böylece rahatça izleyebilir, iletişim kurabilir ve not alabilirler.
16 veya daha fazla kişiyi içeren video konferanslar için, çoğu zaman, toplantıyı oditoryumda ayarlamak en avantajıdır. Bu tür bir kurulum tüm katılımcılar arasında çok fazla etkileşime izin vermezken, soru sormak için bir izleyici mikrofonu kullanılabilir. Bu kurulum aynı zamanda tüm katılımcıların, oditoryum salonunun önünde ayarlanan video ekranını kolayca görüntülemesini sağlar.
Bir video konferans odası ne tür bir tasarıma kurulursa yapılsın, odanın parlak yüzeyleri ve daha da önemlisi camı olmaması önemlidir. Odanın pencereleri varsa, karanlık panjurlar onları örtmelidir. Parlak yüzeyler, camlar ve pencereler sadece ışığı yansıtmaz, aynı zamanda sesi diğer taraftaki kişilerin görmesini ve duymasını zorlaştırır.
Video konferans odası kurulumunda yardımcı olabilecek birkaç ipucu daha var. Bir video konferansa katılmak için her üç kişi için bir mikrofon yeterlidir. Tek kişilik bir sunum yapıldığında, bir yaka mikrofonu kullanılmalıdır. Kırmızı renk, herhangi bir dekorda veya video konferans salonlarında bulunan kişilerin üzerinde bulunmamalıdır, çünkü videoda titremelerin oluşmasına neden olur. Video konferans odalarının çoğu, tüm kameralara, video ekranlarına ve parlak ışıklardan uzaktaki monitörlere sahip bir ila üç kamera gerektirir.
