Toplantı tutanakları, kapsanan ana konuların ve toplantı sırasında verilen kararların yazılı bir kaydıdır. Resmi bir Yönetim Kurulu toplantısında, Yönetim Kurulu Sekreteri genellikle toplantı tutanaklarının kaydedilmesinden sorumludur, bu daha sonra önemli yasal belgeler olarak kabul edilir. Birçok toplantı, toplantı gündeminde üst sıraya çıkan son toplantı tutanaklarının gözden geçirilmesiyle başlar. Toplantıya katılanlar, bu toplantı tutanaklarının son toplantıda neyin aktarıldığını doğru bir şekilde yansıttığını kabul ederse, o zaman mevcut toplantıda resmi olarak onaylanır.
Toplantı tutanaklarını kaydetmekten sorumlu olan bir kişi, toplantı sırasında ortaya çıkan, hangi önemli konuların tartışıldığı, hangi önemli açıklamaların ve soruların ortaya çıktığı ve kimin tarafından ve toplantıdan hangi eylem öğelerinin veya görevlerin ortaya çıktığı gibi dikkat çekici noktaları not eder. kime atandılar. Kısaca yazılmış olan bu notlar, bazen not tutucunun dışındaki bir kişi tarafından resmi bir belgeye yazılır ve belge toplantının ilerlemesinin bir kaydı olarak tutulur. Toplantı tutanaklarıyla görevlendirilen kişi, bazen toplantıyı el ile not almak yerine veya yerine bir kayıt cihazına kaydeder. Bant daha sonra kaydı bir resmi toplantı tutanağı belgesine dönüştürmek için bir Dictaphone'a bağlanabilir.
Resmi bir toplantı tutanağı belgesi genellikle şirket veya kuruluşun adını belirterek başlar; toplantının yeri, saati ve tarihi; ve toplantı için hazır bulunan kişilerin bir listesi (katılımcılar). Daha sonra tutanaklar, görüşme sırasında ele alınacak ve görüşülecekleri sırayla yazılmış, paragraf veya madde işareti şeklinde yazılmalıdır. Bir birey tarafından önemli bir noktaya değinildiğinde, söz konusu konuşmacının adı dakika cinsinden kaydedildiği noktaya atfedilmelidir. Konuşmacının noktasını tekrarlama, toplantı dakikalarında sözlü alıntıların yerine kabul edilebilir.
Bir toplantı sırasında söylenenlerin hepsi toplantı tutanaklarına dahil edilebileceği veya dahil edilmemesi gerektiği için, resmi kararların ve kuruluş tarafından alınan kararların en yüksek önceliğin korunmasını sağlamak için iyi bir kural vardır. Toplantı sırasında sunulan mali raporlar veya beyanlar veya görüşülen yasal konular toplantı tutanaklarına da dahil edilmelidir.
