Bir müşteri memnuniyeti mektubu, durum ve istenen çözüme ilişkin ayrıntılı bilgileri içermeli, yukarıda ve öteye geçen bir çalışan için övgüler olsun, ya da kusurlu bir ürünün değiştirilmesi için. Personelin herhangi bir günde çok sayıda okumaya ihtiyacı olabileceğinden, bu nitelikteki geri bildirim mektupları kısa olmalıdır. Şirketin yanıt vermesi için iletişim bilgilerinin sağlandığından emin olmak da önemlidir.
Bir deneyim olumlu ya da olumsuz olsa da, etkinliğin tarihi, saati ve yeri dahil olmak üzere mümkün olduğunca fazla bilgi vermeye yardımcı olur. Müşteri memnuniyeti mektubu ayrıca gerçekleşen işlemi detaylandırmalı ve mümkünse ilgili personeli isimlendirmelidir. Diğer ilgili bilgiler, şirketin ne olup bittiğine ve kimin dahil olduğuna ilişkin tam bir genel bakışa sahip olacak şekilde dahil edilmelidir.
Arzunun bir sorun hakkında şikayet etmek ve çözüm bulmak olduğu bir şikayet mektubu olması durumunda, o sırada ne yapıldığı tartışılmasında yardımcı olabilir. Bir müşteri memnuniyeti mektubu, müşteriden bir süpervizörden yardım istediğini, örneğin onarım görevlisine kusurlu onarım ile ilgili bir sorunu işaret ettiğini ve yanıt alamadığını gösterebilir. Mektup yazarı şirketten başka biriyle temasa geçti ve tatmin edici bir sonuç elde edemedi, bu da tartışılmalıdır.
Bilgi bir ila iki paragrafta belirtildikten sonra, mektup yazarı ne tür bir çözümün istendiğini tartışmak için bir paragraf içerebilir. Bu bir geri ödeme, kupon, onarım veya başka bir karar olabilir. Müşteri memnuniyeti mektubu mantıksız olmamalı, ancak müşterinin hedeflerini açıkça belirtmelidir. Müşterinin ek bir tazminat talep ettiği bir durumda, bir aşırı gerilim koruyucusunun düzgün çalışmaması nedeniyle arızalanan elektrikli bir parçanın değiştirilmesi gibi, müşteri bu talebi desteklemek için makbuzlar gibi belgeler sağlamalıdır.
Bir müşteri memnuniyeti mektubu hizmet seviyesinden zevk aldığını ifade ettiğinde, müşterinin neden memnun olduğu hakkında biraz bilgi vermek yardımcı olabilir. Bu geri bildirim çalışanlara iletilebilir ve çalışan eğitimi ve şirket politikalarında da dikkate alınabilir. Örneğin, bir kabin görevlisi bir uçak uçuşunu özellikle eğlenceli hale getirmişse, nedenini bilmek yardımcı olabilir, böylece havayolu, diğer uçuş görevlilerinin uygunluklarını takip etmesini önerebilir.
Müşteri memnuniyeti mektubu sonunda, yazar iletişim bilgilerini içerebilir. Kopyalar başkasına gönderilirse, bu bir CC ile ve diğer alıcıların iletişim bilgileriyle not edilebilir. Göndermeden önce herhangi bir hata için mektubu tekrar okumanız tavsiye edilir ve şirketler küfürlü veya saldırgan şikayetleri göz ardı edebileceğinden dili nötr tutmaya yardımcı olur.
