Şirketlerin işe almadıkları tüm başvuru sahiplerine bir iş başvurusunda bulunma red mektubu yazmaları önerilir. Mektubun amacı, başvuru sahibine koşulları bildirmek, takdir göstermek ve başvuru sahibi ile iyi bir ilişki sürdürmektir. En azından, iş başvurusunda bulunan ret mektubunun aşağıdakileri içermesi gerekir:
- Başvuranın iş bulamadığını ifade eden bir ifade.
- Başvuru ve herhangi bir görüşme için takdir bir ifade.
- Başvurana sürekli iş arama ya da mesleki gelişiminde en iyi dileklerimle.
- Mektuplar, yeniden başvuru için cesaretlendirmeyi, mevcut başka bir işe başvurma talebini ve mülakat yapanların başvuru hakkında takdir ettiği şeyler hakkındaki kişisel bilgileri de içerebilir.
Çoğu mektup resmi bir iş tarzında yazılmıştır. İlki iki cümle, başvuranı başkasının işe alındığını bildirmeye ve bunun için belirsiz bir sebep vermeye adamıştır. “Maalesef, yüksek sayıda aday nedeniyle, size şu anda bir iş sunabiliyoruz” veya bu cümlenin bazı izinleri yeterli.
Sonraki birkaç cümle başvuru / görüşme sürecinden geçtiği için başvuru sahibine teşekkür etmelidir. Ayrıca şahsen yönlendirilebilirler, böylece şirket başvuru sahibi ile görüşmek için minnettarlığını gösterir. “Sizinle tanıştığıma sevindik ve şirketimize nasıl uyacağınıza dair fikirlerinizi duymaktan zevk aldık” gibi bir cümle, bu gerçekleşirse uygundur. Pek çok işletme uzmanı, iş başvurusunda bulunan ret mektubunun bu bölümündeki ifadenin hafifçe kişiselleştirilmesi gerektiğini ve görüşmeyi reddetmeyi yumuşatmak ve kişisel ve ücretsiz kılmak için yapılan görüşmeler sırasında meydana gelebilecek bazı takdirleri ifade etmeleri gerektiğini düşünmektedir.
Son temel detay, başvuranın gelecekteki başarısı için bir dilektir. Bu, “Mesleğinizde sürekli başarılar dileriz (iş arama, kariyer vb.)” Gibi basit bir ifade ile ifade edilebilir. İş başvurusunda bulunan ret mektubu daha sonra resmi bir imza ile kapanmalıdır.
Takdir ifadesi ile başarı arzusu arasında, diğer mevcut mesleklere başvurmak veya gelecekteki mesleklere başvurmak için davetler de olabilir. Bu davetler, tüm harfleri kişiselleştirmek ve bir form göndermemek için bir nedendir. Bazı şirketler mülakatın kötü ya da elverişsiz olması durumunda başvuru sahibini bir kez daha memnuniyetle karşılarlar, ancak bazı adayları gerçekten çok beğenmiş olabilir ve onlara iş önerememiş olabilirler. Açık ikinci bir pozisyon varsa, işveren bunu sadece bir mektupta değil, aynı zamanda bir telefon görüşmesinde de söylemelidir.
Şirketler iş başvurusunda bulunan ret mektubu yazarken olası tehlikelerden kaçınmalıdır. İşe alınan kişi veya kişiyi daha iyi bir seçim yapan özelliklere yorum yapmamalıdır. Adaletsiz işe alım uygulamaları ile ilgili davalar için potansiyel vardır. Başvuranın performansı hakkında olumsuz yorum yapılması da tavsiye edilmez. Eldeki hedefi hatırla; bilgilendirin, teşekkür edin, iyi dileklerimle ve iyi bir izlenim bırakın.
