Bir basın bülteninin yaklaşmakta olan veya devam eden bir etkinlik hakkında bilgi iletmesi veya medyaya başka bir açıklama yapması amaçlanmaktadır. Bir basın bülteni yazarken, her gün birçok medya kaynağının çok sayıda basın bülteni aldığını unutmayın; bu nedenle bilginin kısa, ilginç ve doğru tutulması önemlidir. Basın bülteni bir kanca ve iyi yazılmış bir olgusal yayın olumlu tanıtım üretecektir. Bir basın bülteni yazarken, ilgili bilginin aşırı tanıtım niteliğinde olmayan bir şekilde açıkça belirtildiğinden emin olarak, bir muhabirin aklına girdiğinizi düşünmek mükemmel bir fikirdir.
Bir basın açıklaması için genel biçimlendirme kuralları arasında Times New Roman veya Arial gibi net bir şekilde okunaklı, temiz bir font kullanılması, uygun şekilde boyutlandırılması ve iki boşluk bırakılması bulunur. “BASIN BÜLTENİ” ortalanmış ve belgenin üst kısmında koyu olarak yazılmalıdır, böylece rahat bir bakışta iletişimin niteliği ortaya çıkar. Bir basın bildirisi her zaman şirket antetli kağıdında, iletişim bilgileri yukarıda ve altında listelenerek gönderilmelidir. Bir şirket antetli kağıdı mevcut değilse, belgenin açıkça resmi bir iletişim olması için bir şirket logosu eklenmelidir. Basın bültenleri, alıcı üzerinde olumlu bir izlenim bırakmalarını sağlamak için yazım ve dilbilgisi hatalarına karşı kontrol edilmelidir.
Bir basın bülteni, kolay erişilebilir bir şekilde bilgi parçalarını sunar. Basın açıklaması, bir gazetedeki manşet gibi, kısa bir başlık ile yönlendirilmelidir. Başlık gazeteciyi kapmak ve içeriğin geri kalanına ilgisini çekmek için bir fırsattır. Kısa, bilgilendirici ve ilginç tutun. “Ünlü yazar Howard Zinn ile 16 Aralık'ta gerçekleşecek bir kokteyl resepsiyonunda tanışın” iyi bir manşet değil, çünkü çok endişe verici; “Howard Zinn ile bir Resepsiyona Davetlisiniz” daha iyi.
Başlığın ardından ilk paragraf, basın bülteninin kim, ne, nerede, ne zaman, neden ve nasıl yapılacağını hızlı bir şekilde detaylandırmalıdır. Basın bülteninin bu kısmı, etkinliğin, Salı günü saat 19: 00’daki Hoover Kütüphanesi’nde düzenlenen bir kokteyl resepsiyonu olduğunu ayrıntılandırmak için uygun bir bölümdür. ikinci fıkrada yer almaktadır. Örneğimize göre, ikinci paragraf Howard Zinn'in kimlik bilgilerini, kabul sebebini ve rapordaki diğer detayları detaylandırabilir. Son olarak, salıvermeyi tamamlayan ve ilgili bilgileri yineleyen kısa bir paragrafla kapatın.
