Devamsızlık mektubu, bir çalışanın işi kaçırdığı zaman uyarının nedenini ve belirli tarihleri belirtmelidir. İstenilen sonucu listelemek, çalışanlara şirketin katılımın iyileşmesini beklediğini bildirir. Bu uyarı tipik olarak işten tekrar tekrar çalıştırılmayan devamsızlıkların sonuçlarını açıklar ve sorunun çözülebileceği inancını belirten bir yorum içerir. Devamsız bir mektup, benzer nitelikteki geçmişte sayıları özetleyebilir.
Bazı şirketler, devamsızlık mektubu çıkmadan önce ilk adım olarak çok fazla işi olmayan bir çalışanla yüz yüze görüşmeyi tercih ediyor. İşçiye katılım kaydının bir kopyasını vermek, aşırı devamsızlığı belgelemektedir ve sorunu çözmek için gerekli tek eylem olabilir. Bir toplantı aynı zamanda çalışana işte veya devamsızlığa neden olan kişisel yaşamındaki koşulları açıklama şansını verir.
Devamsızlık mektubu bazen çalışanlara danışmanlık sunar veya ondan tıbbi muayeneye rıza göstermesini ister. Bu mektup profesyonel kalmalı ve çalışanın kişisel görüşlerini içermemelidir. İşe katılımın iyileşmemesi halinde, mektubun sebebi ve bunun da olası sonuçları belirtilmelidir. Eğer bir şirket politikası çalışanın katılımını düzenlerse, devamsızlık mektubunda politikadan bahsedilebilir.
Eğer bir çalışan sebepsiz olarak işi kaçırmaya devam ederse, ikinci bir mektup daha sert bir şekilde ifade edilebilir. Daha önceki uyarıları ve çalışanın katılım oranındaki düzelme eksikliğini not edebilir. Fesih tehdidi genellikle bu devamsızlık mektubunda belirir. Zayıf katılımın kanıtı, işveren tarafından konuyu çözme çabaları ile birlikte, bu uyarıda açıkça belirtilmelidir.
İnsanlar hastalıkları ve yaralanmaları da dahil olmak üzere farklı nedenlerden dolayı işleri özlüyorlar. Bu koşullar genellikle işçinin kontrolünün dışındadır ve devamsızlıkların meşru sebepleri olarak kabul edilir. Bazı şirketler, tıbbi meseleler bir kişinin işe gitmesini önlerse, özellikle devamsızlık uzun bir süreyi kapsıyorsa, doktordan kanıt isteyebilir. Bir çalışan, kontrol edebileceği nedenlerden dolayı sık sık işi kaçırdığında, genellikle ilerici disiplin cezasını garanti eder.
Alışılmadık devamsızlık şirket politikasında tanımlanabilir, ancak genellikle sıklıkla meydana gelen bir günlük devamsızlıkları içerir. Yönetim tipik olarak bir çalışanın uzun bir süre boyunca gösteremediği toplam gün sayısını hesaplar. Bu sayı, devamsızlığın aşırı olup olmadığını belirlemek için diğer çalışanların devam oranı ile karşılaştırılabilir.
Yaygın olarak devam etmeyen kronik devamsızlıkla ilgilenmek için yapılan son eylem bir fesih mektubu olarak gelebilir. Bu mektup, bir çalışanın uyarılardan sonra katılımını düzeltemediğini açıkça not etmelidir. Bir sonlandırma mektubu, tipik olarak, çalışandan anahtarları, ekipmanı, üniformaları ve şirkete ait diğer mülkleri teslim etmesini ister. Genellikle, mülkün iadesi için geçerli bir tarih ve son tarih içerir.
Devamsızlık, işyerinde normalde devamsız çalışanlar tarafından yapılan işleri yapabilecek meslektaşları etkiler. Bu tekrar tekrar gerçekleştiğinde, kızgınlığı doğurabilir ve morali etkileyebilir. Mali etkiler, genellikle çalışan olmayan biri tarafından yapılan işin yapılması için fazla mesai ödenmesini içerebilir. Devamsızlık aynı zamanda verimliliği etkileyebilir ve programları bozabilir.
