Bir iş mektubu yazarken, konuşma tonunu ve doğru biçimlendirmeyi kullanmalı ve kısa olmalısınız. Yazmadan önce mektubunuzu, dahil edilecek ana alanları veya konuları ve ayrıca belirli olayları veya ayrıntıları listeleyerek planlayın. Ardından, sorunların ele alınacağı mantıklı bir düzen belirleyin. İlk paragraftaki önceki yazışmalara veya konuşmalara kısaca bakın, ardından doğrudan iş mektubunun amacına ulaşın. Son paragrafta herhangi bir takip eylemini açıkça belirtin.
ton
Özellikle iş mektubu olumsuz eylem veya olumsuz yanıt içeriyorsa hoş bir ton kullanın. Varsa, alıcının size nasıl yardımcı olduğunu takdir edin. Son paragrafta, alıcıya, zamanından, değerlendirmesinden veya gayretinden dolayı teşekkür ederiz. Çok kişisel olmadan, iş mektupları için arkadaşça ve şefkatli bir ton kullanmayı deneyin. Siz veya şirketiniz bir hata yaptıysa, hata kabul etmekte dürüst olun.
Bir iş mektubunda çok resmi olarak yazma eğiliminden kaçınmak için, konuşmada sıkça kullanılanlar gibi kasılmaları kullanın. Ayrıca, "şirket" gibi daha resmi seçimler yerine kişisel zamirleri - "Ben", "biz" ve "bizim" gibi. Özlü olun. Örneğin, "Sizinle ilgili yazışmalarınızı aldık" ... yerine "aldık ..." yazmanız yeterli. Çok resmi ifadeler, bazı yasal belgeler veya yazışmalarda basit iş mektuplarından daha uygundur.
Biçim
Bir iş mektubu için uygun formatı kullanın. Blok tarzı en basitidir. Blok tarzı bir harfle, tüm kısımlar sol kenarda, girintisiz olarak başlar.
Ana Bileşenlerin Siparişi
Şirketinizle birlikte antetli kırtasiye kullanıyorsanız ya da en üste basılmış kişisel adınız varsa, adınızı ve adresinizi yazmanız gerekmez. Antetli kağıt kullanmıyorsanız, adresinizi sayfanın en üstüne yazın. Çoğu iş mektubu için süslü kırtasiye veya renkli kağıt kullanmaktan kaçınmalısınız.
Adresinizden sonra veya antetli kağıt baskısının altında yaklaşık üç ila 10 satır, tarihi yazın ve ayı hecelediğinizden emin olun. Tarihin altına dört satır, iç adresi yazın. İç adres, alıcının tam adını, sokak adresini, şehir ve posta kodunu ve her biri ayrı bir satırda içerir. Adresin son satırı ile selamlama arasında bir satır boşluk bırakın. Selamlama genellikle "Sayın Bay Smith" veya "Sayın Bayan Jones" biçiminde - bu örneklerin yerine alıcının gerçek soyadını kullanarak - tabii ki - sonra iki nokta üst üste.
Harf içindeki her paragrafı tek bir boş satır ayırır. "Saygılarımla" veya "Saygılar" gibi bir kapanış yazın. Kapattıktan sonra virgül kullanın.
İmza için üç veya dört boş satır bırakarak adınızı yazın. İsterseniz iş unvanınızı adınızın altına yerleştirin. İşletme mektubunuza ekler veya ekler eklerseniz, yazdığınız adın veya başlığın altındaki boş bir satırın ardından uygun kelimeyi - "Ek" veya "Ek" olarak yazın.
düzeltme
Tüm tarihleri ve parasal tutarları da içeren her şeyin doğru ve eksiksiz olduğunu doğrulamak için yazdıktan sonra işletme mektubunuzu kontrol edin. Tipografik veya gramer hataları için mektubun ispatı. Göndermeden önce mektubunuzu bir başkasına okutun ve mektubu mavi veya siyah tükenmez kalemle imzalamayı unutmayın.
