Birçok şirket ve kuruluş, telefon hizmetleriyle aşk / nefret ilişkisi geliştirmiştir. Kamuya telefon erişiminin sağlanması, satışların artmasına veya müşterilerle etkili iletişim kurulmasına neden olabilir, ancak bu aynı zamanda fazladan iş yükü için iyi eğitimli çalışanların eklenmesi anlamına gelir. Bir şirket 7/24 çalışamayabilir, ancak telefon şirketi asla uyumaz. Burası telesekreterin işletme için hayati bir boşluğu doldurduğu yerdir.
Erken yanıtlama hizmetleri, normalde mesai saatleri sonunda veya tatil sırasında müşteriler için mesaj almaya odaklanmıştır. Bir doktor veya avukat, örneğin haftasonu acil aramaları ele almak için cevaplama servisleri kiralayabilir. Bu cevaplama servis sağlayıcıları, müşterinin iş kolundan transfer çağrıları alacak ve genellikle sınırlayıcılarını geçici olarak belirleyecektir. Önemli aramalar bir telefon numarasına yönlendirilebilir, ancak diğerlerinin müşteriyi doğrudan ofise döndükten sonra araması önerilir.
Artık işletmeler için telekomünikasyon hizmetleri o kadar gelişmiş hale geldi ki, cevaplama hizmetlerinin rolü de değişti. Şirketler artık rutin gelen aramalarının çoğunu, sistemlerini anlamak için eğitilmiş profesyonel telefon resepsiyonistlerine 'biçimlendirebilir'. İstihdam başvuruları, örneğin, insan kaynakları kayıtlarına erişimi olan hizmetleri yanıtlayarak yapılabilir. Mesai sonrası satış siparişleri ayrıca belirli katalog bilgileri içeren özelleştirilmiş bir bilgisayar programı aracılığıyla da alınabilir.
Cevaplama hizmetleri ayrıca küçük şirketlerin daha büyük göründüğüne yardımcı olabilir. Telesekreter servisindeki personel genellikle müşterinin şirketinin iştiraki olarak listelenebilir. Daha fazla satış temsilcisi veya resepsiyon görevlisi işe almak yerine, daha küçük bir şirket arayanların önceden ayarlanmış ücretsiz bir numaradan 'Sheila veya Bill' isteğinde bulunmalarını önerebilir. Müşteriler, Sheila ve Bill'in aslında bir telesekreter şirketi için çalıştığını asla bilemezler. Bazı cevaplama hizmetleri şirketleri, çalışanları, müşterileri için aktif telefon satış temsilcileri olmaları için bile eğiteceklerdir.
Servislere cevap verme, fiyat ve esneklik bakımından büyük farklılıklar gösterir. Temel bir telefon cevaplama servisi ayda sadece birkaç dolar alabilir, ancak telefon görüşmeleri belirli bir müşterinin ihtiyaçlarına aşina olmayan kişiler tarafından yapılabilir. Profesyonel yanıtlama hizmetleri genellikle planlarını müşterinin ihtiyacına göre özelleştirebilir. Bazı ücretli eğitim seansları, atanmış işçilerin telefon hatlarını ele geçirmeden önce katılabilir. Üstün kaliteli telesekreter servisleri, telefon mesajlamasından satışa, telefon satışına kadar her şeyi sağlayabilir. Bu servis sağlayıcılar, ticari dergilerde ve internette yoğun bir şekilde reklam yapmaktadır. Bazıları önemli bir kurulum ücreti talep ederken, diğerleri ücretsiz bir numara ve çalışanlarının hizmetleri için aylık sabit bir ücret sunar.
