Giderlerin giderilmesi, işle ilgili faaliyetlerde bulunurken sahalara gidip gelmekle ilişkili her türlü maliyettir. Bu tür giderler genellikle gider hesabında bir işverene iletilir ve bu durumda çalışanın cep harçlığından izin verilen masraflar için geri ödemesi yapılır. Çalışan ve şirketin bulunduğu yargı bölgesinde yürürlükte olan vergi kanunlarına bağlı olarak, işletme giderlerine vergi indirimi olarak izin verilebilir veya verilmeyebilir.
Birçok alanda, işletme giderlerinin işletme seyahat giderlerinin bir alt kümesi olduğu düşünülmektedir. Seyahat masrafları, müşteriler için eğlence, uçak bileti, yemek ve bir iş gezisi sırasındaki konaklama gibi maliyetleri içerebilse de, bu özel maliyet biçimi yalnızca iş seyahatine gidiş geliş seyahat ile ilgili olan gerçek nakliye masraflarına odaklanır. Örneğin, bir işveren, çalışanın sosyal yardım paketinin bir parçasıysa, her gün işten araba ile gitmek için şehir dışında yaşayan bir çalışanla ilgili maliyetleri ödemeyi seçebilir. Tipik olarak, bu, çalışanı kilometreye veya bir kilometreye seyahat başına sabit bir oranla ödeme şeklindedir. Tüm seyahat masraflarında olduğu gibi, çalışan da dahil edilen kilometre ve gider süresinin toplam tutarı dahil olmak üzere seyahatle ilgili detayları içeren bir gider raporu sunacaktır.
Gider giderlerinin vergiden düşülebilir olup olmadığı, bir bölgeden diğerine değişir. Bazı ülkelerde ve hatta ülkeler içindeki farklı yetki alanlarındaki çalışanlar, çalışanlardan gelen herhangi bir geri ödemeyi vergi beyannamesiyle gelir olarak bildirmelidir. Bu durumda, geri ödenmeyen yasal taşıma masrafları tümdengelim olarak da kullanılabilir. Diğer yargı bölgelerindeki vergi kanunları, geri ödemenin gelir olarak rapor edilmesini gerektirmez ve bir geri ödeme olarak sayılmayan ancak kişisel giderler olarak sınıflandırılan masrafların dengesini dikkate almaz. İstisnai durumlar bazen, özellikle de çalışanın işyerinin ana yeri olduğu halde vesilesiyle, ancak bazen bir işveren sitesine gidilmesi gerektiğinde yapılır.
İşletme sahipleri ayrıca, bir işletme adına seyahate çıkarken işe gidiş geliş masraflarını da kaydedebilir. Tipik olarak, herhangi bir geri ödeme yapılmadan önce harcamaları belgelemek için bir form kullanılmalı ve genel olarak kabul görmüş muhasebe ilkeleri kullanılarak etkinlik şirketin muhasebe defterlerine kaydedilmelidir. Çalışanlarda olduğu gibi, maliyetlerin indirim olarak talep edilip edilemeyeceği ve geri ödemelerin gelir olarak sayılması gerekip gerekmediği konusunda bazı farklılıklar vardır. Vergilerin ödenip ödenmediğini doğru bir şekilde belirlemek veya ödenmemiş komisyon giderlerinin yasal olarak vergi indirimleri olarak kullanılıp kullanılamayacağını belirlemek için, yıllık vergi beyannamelerini doldurmadan önce bir vergi uzmanına danışmanız önemlidir.
