Konferans hizmetleri arasında konferans, toplantı veya diğer etkinliklerin rezervasyonu ile bu etkinliklerin başarılı olması için gereken hizmetlerin planlanması ve sağlanması yer almaktadır. Konferans hizmetleri aynı zamanda toplantı yönetimi, etkinlik yönetimi, etkinlik planlama veya etkinlik pazarlama olarak da adlandırılır. Konferans hizmetleri yöneticileri de toplantı veya etkinlik planlayıcıları olarak adlandırılır. Konferans hizmetleri, etkinliğe göre değişir, ancak genellikle bütçeleme, konaklama düzenlemeleri, yiyecek içecek hizmeti ve görsel-işitsel donanım ve desteği içerir.
İki geniş konferans hizmeti kategorisi vardır: şirket içi toplantı planlayıcıları tarafından yönetilenler ve üçüncü taraf plancıları tarafından yönetilenler. Kurum içi toplantı planlayıcıları, olaya ev sahipliği yapan tesisin çalışanlarıdır. Genellikle, gerekli tüm düzenlemeleri yapmaktan sorumlu olan grubun üyesi olan grup iletişimi, etkinlik için hangi tesisin kullanılacağına önceden karar verecek ve doğrudan sahipleriyle irtibata geçecektir. Daha sonra bu tesisten bir konferans hizmetleri yöneticisi atanır. Bir grup seçili belirli bir siteye sahip değilse, dışarıdaki veya üçüncü taraf şirketler işe alınır. Grup iletişimi bir ihtiyaç listesi sunacak ve konferans hizmetleri şirketi uygun tesisleri önermeye başlayacak ve grup ile siteler arasında aracı olarak hareket edecektir.
Her olay için gerekli konferans hizmetleri konaklama ve yemek içerir. Bu nedenle, konferanslar genellikle otel bünyesinde konferans olanakları olan oteller tarafından barındırılmaktadır. Bunlar genellikle büyük ve küçük toplantı alanları, bilgisayar laboratuarları, balo salonu ve konuşmacılar veya sunumlar için görsel-işitsel özellikler içerir. Yemekler genellikle tesisin kendi yiyecek ve içecek departmanı tarafından yapılır. Bu konferans hizmetlerinin tümü, sahadaki personel tarafından yönetilir ve kendi ihtiyaçları grubu tarafından bilgilendirildiğinde gerekli tüm düzenlemeleri yapan konferans hizmetleri yöneticisi tarafından koordine edilir.
Üçüncü taraf konferans hizmetleri yöneticileri, konferans için bir yer için önerilerde bulunur, ardından yemek servisi ve otel rezervasyonları gibi o tesis tarafından sunulmadığı takdirde tüm ek hizmetleri koordine eder. Bu tür bir konferans planlaması, tek bir otel tarafından barındırılamayacak kadar büyük gruplarla veya üçüncü bir tarafın en iyi fiyatı seçmelerine yardımcı olmak isteyen gruplar için yaygındır. Konferans hizmetleri, grubun kaldıkları süre boyunca isteyebileceği herhangi bir rekreasyon planlamasını da içerir.
Bir konferans tesisi seçimi, grubun ihtiyaçları ve etkinlikleri sırasında neyi başarmaya çalıştıkları incelenerek en iyi şekilde gerçekleştirilir. Tipik konferanslar arasında ticari gösteriler, şirket eğitim programları veya yıllık ödül törenleri yer almaktadır. Birçok otel konferansı servis planlayıcısı, düğün veya küçük aile etkinliklerini de planlamaktadır. Konferans hizmetleri uzmanlarını işe almadaki amaç, grubun tüm gereksinimlerinin karşılanmasını sağlamak ve olayın ayrıntılar konusunda endişelenmenize gerek kalmadan etkin bir şekilde devam etmesini sağlamaktır.
