Durum tespiti raporları, bir şirketin veya kuruluşun istikrarı hakkında bilgi içerir. Bir şirket olası bir satın alma için başka bir şirketi analiz ederken genellikle talep edilir. Satın alma şirketi, satın alıp almayacağına dair bilinçli bir karar vermeden önce, satış şirketinin istikrarının tüm ayrıntılarını bilmek zorundadır. Durum tespiti raporları bir dış muhasebe firması tarafından üretilebilir veya bir iç denetimin sonucu olabilir.
Finansal bilgilerin doğruluğunu onaylamak, genellikle durum tespiti raporlarının amacıdır. Bu raporlar, bilanço ve kar ve zarar raporu gibi finansal tablolarla ilgili sayıları iki kez kontrol edecektir. Özellikle makine ve alacak hesapları gibi büyük varlıkların, şirket alımı yapılmadan önce doğrulanması gerekecektir.
Durum tespiti raporları genellikle bir şirketin finansal yönlerine odaklanırken, ele alınabilecek başka konular da vardır. Örneğin, şirket şu anda herhangi bir dava hedefi mi? Şirketin güvenli bir ağı ve güncel bir BT yazılımı ve donanımı var mı? Üretim sürecinde herhangi bir sorun var mı? Bu soruların tümü, finansal olmayan ancak bir şirketin ödeme gücü üzerinde büyük bir etkisi olabilecek durum tespiti raporlarına örnektir.
Bir şirketin istikrarını analiz etmek yorucu bir süreç olabilir, bu nedenle durum tespiti raporları süreci değerlendirme için kategorilere ayırmaya yardımcı olabilir. Bu kategoriler arasında, bunlarla sınırlı olmamak üzere, finansal denetimler, çevresel etki çalışmaları, pazarlama analizleri, bilgi sistemleri denetimleri ve yönetim değerlendirmeleri yer almaktadır. Bir şirketi daha küçük bölümlere bölerek değerlendirmek daha kolay hale gelir.
Yasal zorunluluklar aynı zamanda özen gösterilmesine de bağlanabilir. Potansiyel yatırımcılar, brokerlerinin, belirli yatırımlar için veya bu konuda öneride bulunurken gereken özeni göstermeleri konusunda makul bir beklenti içindedir. Bu şekilde kullanılan durum tespiti terimi, 1933 yılına ve ABD Menkul Kıymetler Yasası'na dayanmaktadır. Bu yasada, kanun koyucuların, başkalarına bir şirkette hisse satın almalarını öneren yatırımcıların sorumluluk seviyesini belirlemeleri gerekiyordu. Kanun, yatırımcıların durum tespiti veya uygun miktarda soruşturma yürüttüğü sürece, bu yatırımların kötüye gittiği durumlarda veya zamanlarında sorumlu tutulamazlar.
Durum tespiti terimi her zaman yasal veya finansal konularla ilgili olmak zorunda değildir. Günümüzde, bir kişinin kapsamlı araştırmalar yaparak karmaşık bir karar verirken durum tespiti yaptığı söylenebilir.
