Toplantı tutanakları resmi bir toplantıdır, genellikle bir şirket veya bir kamu kurumu için bir yönetim kurulu üyesidir. Bununla birlikte, birçok gönüllü grup, onaylanan tüm kayıtları, kararları ve faturaları tarihsel olarak hesaba katmak için toplantı tutanaklarını da tutar. Tutanaklar normalde bir kişi tarafından alınır ve bir sonraki kurul toplantısında, tüm kurul üyeleri gözden geçirme ve düzeltme yapma fırsatına sahip olduktan sonra onaylanır.
Toplantı tutanakları çoğu zaman toplantıda olanların teknik ve gerçek bir ifadesidir. Tutanakların onaylanması genellikle çok az ya da hiç tartışma ile yapılır. Ancak, çok çekişmeli bir sorun ya da bir hata varsa gibi bazı durumlarda, önemli miktarda tartışma olabilir. Genellikle, üyelerin büyük çoğunluğu tutanağın ne söylenmesi gerektiği konusunda hemfikirdir. Kurul tarafından onaylanana kadar kaydın resmi bir parçası olmazlar.
Toplantı tutanaklarının formatı kuruluştan kuruluşa değişebilir, ancak genellikle çok açıktır. Organ toplantısı listelenerek başlar, toplantı tarihini ve saatini verir, üyelere sunar ve her gündem maddesi ile ilgili kısa bir gözden geçirme ve her bir madde için alınmışsa oyların bir kaydını sunar. Ayrıca, erteleme zamanını da not eder ve genellikle bir sonraki toplantının tarihini ve saatini listeler.
Toplantı tutanakları, sekreter olarak belirlenmiş bir kişi tarafından alınır. Duruma bağlı olarak, bu bir kurul üyesi olabilir veya olmayabilir. Bir yönetim kurulu üyesi değilse, sekreterin tüm işi not almak olacaktır. Yönetim kurulu üyesi ise, iş biraz zordur, çünkü not almaya ek olarak tartışmaya ve oylara katılmaları beklenebilir. Genel olarak, bir kamu kurumu veya şirketi için sekreter, yönetim kurulu üyesi olmayacaktır. Gönüllü kuruluşlar için sekreter genellikle kuruldadır ve kurul görevlisi olarak düşünür.
Tutanaklar, bir gazetede bulunanlar gibi diğer toplantı hesaplarından farklı olabilir, o dakikalarda doğası çok kronolojiktir. Dakikalardaki her öğe, olduğu sırada rapor edilir. Bir toplantı bir gazetede yayınlanırsa, muhabir genellikle en çok haber değeri bulunan sayılan konu hakkında yazmaya başlayacaktır. Diğer konular göreceli önemlerine bağlı olarak ele alınabilir veya alınmayabilir. Her bir hesap türünün, toplantı tutanaklarının ve gazete yazısının kendi tarzı için doğru olduğuna dikkat edilmelidir.
