Bordro masrafları, çalışanlara verdikleri hizmetler için tazminatın bir parçası olarak bir bordronun hazırlanması ve dağıtılmasıyla ilişkili harcamalardır. Çalışana iletilen fiili net ücret tutarına ek olarak, maaş bordrosu maliyeti olarak sınıflandırılan birkaç temel unsur vardır. Bunlardan bazıları maaş bordrosunun hazırlanmasında kullanılan işçilik ve malzemelerle, diğer maliyetler ise stopajla ilgili devlet düzenlemelerine uymak zorundadır. Çalışanlara teşvik ve fayda sağlama gibi ek maliyetler de bordro maliyetlerine örnek olarak kabul edilir.
En temel bordro maliyeti, çalışanlara ödenen nakit miktarıdır. Bu meblağ, çalışanın maaşından veya ücretlerinden gerekli bir kesinti yapıldıktan sonra geriye kalanlardan ibarettir. Rakam ayrıca, çalışanın alacağı herhangi bir komisyon veya prim ödemesi, daha az geçerli olabilecek herhangi bir vergi veya stopaj içerebilir.
Çalışana sağlanan net ücretin yanı sıra, bordro masraflarına, çalışan adına yapılan herhangi bir vergiyi de içerir. Bu vergiler, işletmenin bulunduğu bölgede geçerli olan vergi yapısına bağlı olarak federal, eyalet ve yerel vergileri içerebilir. Normalde şirketler, yürürlükteki vergi kurumları tarafından sağlanan formülleri kullanarak çalışanlar için tutulan tutarlarla birlikte verilmesi gereken işveren vergi miktarını hesaplamakla görevlendirilir.
Bordro maliyetlerinin bir başka örneği, çalışanlara ücretlerinin bir parçası olarak sağlanan sağlık ve emeklilik planları ile ilgilidir. Bazı durumlarda, sağlık sigortası bedeli, çalışanın brüt ücretinden ve toplam işveren tarafından ödenen geri kalan toplam maliyetin bir yüzdesiyle çalışanla paylaşılır. Aynı yaklaşım, hem çalışan hem de işveren her ödeme döngüsüne katkıda bulunan emeklilik planlarının finanse edilmesinde kullanılabilir. Sağlık sigortası, emekli aylıkları ve diğer sosyal haklar sağlama maliyetini tümüyle karşılayan, çalışanın maaşından herhangi bir maliyetini kesmemeyi seçen işletmeler var.
Çeşitli stopaj ve ödemelerin yanı sıra, bordro masrafları ayrıca bordro kayıtlarının hazırlanmasında ve korunmasında yer alan fiili masrafları da içerir. İlgili işgücü maliyeti bu ek maliyetlere bir örnektir. Bordro fonksiyonlarının dış kaynaklı olması durumunda, maaş bordrosu hizmeti tarafından değerlendirilen herhangi bir ücretin maaş bordrosu maliyeti olduğu kabul edilir. Bugün, birçok şirket, toplam bordro maliyetlerini mümkün olduğunca düşük tutmanın bir yolu olarak bir bordro işleme hizmetini kullanmayı tercih etmektedir.
