Politikalar ve prosedürler, bir şirketin nasıl çalıştığını ve hedeflerine nasıl ulaştığını belirleyen yapısal araçlardır. Politikalar, bir şirketin ne yapacağını ve yapmayacağını belirleyerek kılavuzluk yapar. Prosedürler, bir şirketin taahhüt ettiği kuralların ihlal edilmesini önlemek için taahhüt ettiği ve kullandığı işleri gerçekleştirmek için kullanılan yöntemlerdir. Bu araçlar genellikle bir şirkete ait mallardır, ancak bazı durumlarda acil esnekliğe ihtiyaç duyulduğunda dezavantaj teşkil edebilirler.
Sorunları basitleştirmek için politikalar bir şirketin sınırları olarak düşünülebilir. Politikalar, şirketlere kimliklerini onaylama ve amaçlarına önem verme araçları sağlar. Bireyler, bu kılavuzları bir kuruluşun gerçekçi beklentilerini geliştirmek için kullanabilirler.
Prosedürler, sınırlar içinde kalan araçlar olarak düşünülebilir. Bu araçlar eylemleri ve kararları istemek ve dikte etmek için kullanılır. Örgütler genellikle işlerinin tüm yönleriyle ilgili politika ve prosedürlere sahiptir. Bu işe alım, müşteri ilişkileri ve muhasebe içerebilir. Birlikte, politikalar ve prosedürler şirketlere fayda sağlar çünkü tek biçimlilik için bir araç sağlarlar.
Bu araçlar olmadan, büyük bir organizasyondaki herkesin aynı durumları aynı şekilde ele almasını sağlamak imkansız olmasa da zor olurdu. Bu güvencesizlik, bir şirketin yasal sorunlar, müşteriye güven eksikliği ve başarısızlık gibi çok çeşitli sorunlarla karşı karşıya kalmasına neden olabilir. Bu araçlar tarafından sağlanan yapı genel olarak faydalı olsa da, politikaların ve prosedürlerin olumsuz etkileri olabileceği durumlar vardır.
Bu araçların yapı sağlaması gerektiği için, esnekliği sıklıkla ortadan kaldırırlar. Bazen normal uygulamanın aksine en iyi şekilde ele alınan özel durumlar ortaya çıkabilir. Bir durumun en uygun şekilde ele alınmasını engelleyen bir politikadan veya prosedürden sapmak için gerekli izni almak için yeterli süreçten geçmek için yeterli zaman olmayabilir. Uyumluluk uğruna, bu sorunlar sonuçta kötü ele alınabilir.
Bir şirketin politikaları ve prosedürleri sıklıkla yayınlanır. Bunların hepsi tek bir belgeye yerleştirilebilir veya sahip oldukları kişiler tarafından kullanılan çeşitli belgelere ayrılabilir. Örneğin, çalışanlarla ilgili olan politika ve prosedürler bir çalışan el kitabında bulunabilirken, muhasebe uygulamaları bir yatırımcının ilişkileri el kitabında listelenebilir. Her durumda, bu bilgi personel üyeleri ve halk için geniş ölçüde erişilebilir olma eğilimindedir.
Her şirket tarafından politikalar ve prosedürler seçilse de, bunlar kendi başlarına yasa olmayabilir, ancak yasal etkileri olabilir. Bir şirket, faaliyetlerini yönlendirmek için ana hatlarıyla belirtilen şartları ihlal ederse sözleşmenin ihlali için dava açılabilir. Bu, davayı getiren tarafın şirket ile hiçbir ilişkisi olmadığında bile ortaya çıkabilir. Örneğin, bir başvuru sahibi işe alım politikasını ihlal ettiği için bir şirketi dava edebilir.
