Mal veya hizmet satın alan her kuruluşun standart satın alma prosedürleri vardır , bunları elde etmek için kullandıkları yöntemler. Bu prosedürler, tedarikçinin seçimi, sözleşme görüşmeleri, sipariş verme ve ödeme de dahil olmak üzere tedarik döngüsünün tüm yönlerini kapsar. Tüm firmaların tedarik prosedürleri vardır ve harcama faaliyetlerini kontrol etmek, uygun onayların yapılmasını sağlamak ve fazla ödeme riskini azaltmak için kullanılırlar. Satın alma veya satın alma faaliyeti, bordro hariç tüm harcama faaliyetlerini kapsar ve genellikle tüm harcamaların yüzde 50'sinden fazlasını temsil eder.
İhale prosedürlerinin geliştirilmesinde birincil itici güç, tüm harcamaları kontrol etmektir. Kullanılan gerçek prosedürler biraz değişebilir ancak benzer olacaktır. Uygun bir onay süreci genellikle görevlerin ayrılmasını ve belirli bir fiyattan daha pahalıya mal olacak işlemler için üst düzey yöneticilerin dahil edilmesini içerir. Diğer bir standart satın alma prosedürü, satınalma siparişi formlarına erişimi sınırlamak ve malları kullanan kişi dışındaki bir yöneticiden imzalı yetkilendirme gerektirmektir. Mal alıcısının bu şekilde ayrılması ve onaylanması, kıdemli bir personelin siparişi bilmesini ve malzemelerin gerekli olduğunu ve uygun amaç için kullanılacağını doğrulayabilmesi için tasarlanmıştır.
Diğer bir genel satın alma prosedürü, belirli ürünler için önceden onaylanmış satıcıların kısa bir listesini oluşturmaktır. Zamanlanmış olarak gerçekleştirilen bir teklif verme süreci ile satıcılar listeye eklenir. Bu süreç şeffaf olmak ve firmaya fiyat indirimleri elde etmek, kalite standartlarını karşılamak ve teslimatın zamanında olmasını sağlamak için bir fırsat sunmak için tasarlanmıştır.
Uygun satın alma prosedürü olmayan bir şirket için riskler fazla harcama, iyi değer elde edilememesi ve satın alma dolandırıcılığıdır. Muhasebe veya satın alma eğitimi almayan birçok kişi, satın alma talebinde bulunan adımları tekrar gönderir. Ancak bu işlemler hem zamandan hem de paradan tasarruf etmek için tasarlanmıştır.
Diğer yaygın tedarik prosedürleri arasında farklı tedarik faaliyetlerini tetikleyen değer eşiklerini ayarlama bulunmaktadır. Örneğin, belirli bir miktardan daha pahalı olan alımlar, iki yönetim seviyesi tarafından onaylanması için bir satın alma siparişi gerektirebilir. Çok daha yüksek bir fiyat için satınalma siparişi için bir teklif verilmesi gerekebilir.
Bazı durumlarda, şirketlerin satın alma sözleşmelerini savunmaları gerekebilir. İhale sürecine katılan bir satıcıya rekabet etmek için uygun bir fırsat verilmediğini hissederse, dava açılabilir. Sözleşme hukuku, pek çok yasal faaliyetin kaynağıdır ve güçlü tedarik prosedürleri olan firmalar iş kararlarını savunmak için en iyi konumdadır.
