Proje yönetimi, muhasebeden örgütsel yönetime kadar değişen bir dizi beceridir. Bu alan uluslararası kabul görmüş bir mesleğe dönüşmüştür. Proje yönetimi becerileri, projenin endüstrisi, büyüklüğü ve kapsamı ne olursa olsun aynıdır. Başarılı proje yönetimi için beş ana ipucu vardır: planlama ve kapsam, üst düzey katılım, zaman yönetimi, insan yönetimi ve değişim yönetimi. Projelerinizin hızını ve başarısını artırmak için basit süreçlerin nasıl uygulanacağını öğrenin.
Bir projenin kapsamını planlama ve tanımlama çok önemlidir. Bu genellikle proje tüzüğü olarak bilinen bir belgede yapılır. Proje tüzüğünde, proje hedefinin açık bir tanımı, proje başarısının tanımı, zaman çizelgesi ve maliyetlerin tahmin edilmesi ve ekip üyeleri yer almaktadır. Bu dokümanı oluştururken, mümkün olduğunca ayrıntılı bilgi sağlayın. Bu belge tüm proje ekibine ve sponsor departman üyelerine dağıtılmaktadır.
Executive katılım, proje başarısı için kritik öneme sahiptir. Proje planınızı sunun ve işe başlamadan önce onay alın. Büyük projeler genellikle yönlendirme komitesinden yararlanır. Projeden etkilenecek tüm alanlardan icra katılımını komiteye davet edin.
Zorlukları, sorunları açıkça belirtin ve proje hedefine ulaşmak için ne tür bir desteğe ihtiyacınız olduğunu belirtin. Onları bilgilendirin ve yalnızca iyi haberleri bildirme eğiliminden kaçının. Gerektiğinde destek isteyin ve sürpriz olmadığından emin olmak için elinizden gelenin en iyisini yapın.
Siz ve ekibiniz için zaman yönetimi gereklidir. Projeyi programda tutmak için proje yönetimi yazılımını ve diğer araçları öğrenmek için zaman ayırın. Düzenli toplantılar yapın, önceden bir gündem belirleyin ve buna bağlı kalın. Ekip liderleriyle birlikte projeye ve taahhütlerine yaptıkları katkıları takip edin. Toplantı tutanaklarını belirtilen etkinliklerin bir listesiyle gönderin ve bu öğelerin tamamlanmasından kimin sorumlu olduğunu açıkça belirtin.
İnsanları yönetmek, proje yönetiminin en karmaşık ve faydalı yönüdür. Başarılı bir proje yöneticisi, raporlama yapıları dışındaki kişilerden taahhüt alabilmeli ve bunları takip edebilmelidir. Proje başarısızlığının en yaygın nedeni iletişim ve kişilik çatışmalarıdır.
Proje başında değişim yönetimi için bir süreç enstitüsü. Kapsam, ekleme veya proje planından çıkarılmadaki herhangi bir değişiklik, yönlendirme komitesi tarafından sunulmalı ve gözden geçirilmelidir. Bu değişikliklerin, onaylanan her değişiklik için yönetilmesi, maliyetlendirilmesi ve zaman çizelgesi ayarlanması gerekir. Değişimin yönetilmemesi, bitmeyen ve yetersiz bütçeli bir projeye yol açacaktır.
