Büyük ya da küçük her işveren, çalışanlarına ücret, komisyon ve maaşın düzenli olarak ödenmesini sağlamalıdır. Amerika Birleşik Devletleri'nde karmaşık bir iş olan bir işletmenin maaş bordrosu hazırlığı, çalışanlardan kaynaklanan tazminatın doğrulanması, ücretten alıkonulacak gelir ve maaş bordrosu vergilerinin ve alıkonulacak diğer meblağların hesaplanması dahil olmak üzere çeşitli görevlerden oluşur. . Her ne kadar temel unsur olan sıradan bir iş bir haftadan diğerine değişmeden kalsa da, bordro hazırlığı herhangi bir işletmenin başarısının kesinlikle kritik bir unsurudur, çünkü bordro ile ilgili sorunlar çalışanların moralinde çarpıcı bir düşüşe yol açmaktadır.
Uygun maaş bordrosu hazırlamanın ilk unsuru, her bir çalışanın ne kadar ödeme yapılacağını belirlemektir. Maaşlı çalışanlar ödemeleri en kolay olanıdır, çünkü her hafta aynı tutarı alırlar. Saatlik çalışanlar genellikle bir zaman işleyişi sisteminde işe başlama ve bitirme zamanlarını kaydeder ve bu kayıtlar ücretlerini hesaplamak için kullanılır. Saatlik ücretin hesaplanmasındaki karmaşık bir faktör, fazla mesaidir, sadece saatlik çalışanlara ödenir, ancak normal ücretlerinden daha yüksektir. Görevlendirilen çalışanlara genellikle satışları üzerinden ödeme yapılır, bu da her satış elemanı için ilgili satış rakamlarının bordro departmanına zamanında verilmesini gerektirir. Satış temsilcileri bir satışta birlikte çalıştıklarında ve komisyonu ayırdıklarında ve farklı ürünler için farklı komisyon oranlarında komisyon hesaplamaları karmaşık olabilir.
Bazı işverenler ayrıca, çalışanlarının ücretine, vergilendirilebilir ikramiye, tatil ücreti, tatil ücreti ve hastalık ücreti ve genellikle vergilendirilmeyen iş giderlerinin geri ödenmesi şeklinde ilaveler yapmaktadır. Çalışanların maaşlarında maaş bordrosu ile işlenebilecek diğer ayarlamalar, hareketli giderlerin geri ödenmesi ve araç ve benzin ödeneklerinin ödenmesidir. Ayrıca, görevlendirilmiş satış görevlilerinin tazminatını, komisyon görevlendirilen satış görevlilerinin ücretini belirleyen aşırı ve düşük periyodik ücretlerle başa çıkmalarına yardımcı olmak için düzenli hale getirmek için yapılan farklı düzenlemeler de vardır.
Her çalışanın geliri tespit edildiğinde, stopaj ve kesintiler hesaplanmalıdır. Sosyal Güvenlik, Medicare, işsizlik, maluliyet ve işçi tazminatı için maaş bordrosu, yasal zorunluluklara ve sınırlamalara tabi olan her ücretten kesilmeli ve geliri vergileri, yasal bir eşiği aşan tüm çalışanların ücretlerinden kesilmelidir. Sağlık sigortası primleri, emeklilik tasarrufu hesaplarına katkılar, esnek harcama hesapları ve diğer kalemler gibi gönüllü kesintiler de hesaplanmalıdır. Maaş bordrosu hazırlamanın önemli bir unsuru, hangi düzeltmelerin (kesinti veya ekleme) gelir vergisi hesaplanmasından ve durdurulmasından önce ve hangilerinin daha sonra gerçekleşeceğini belirlemektir. Bu tespitin yapılmasındaki bir hata, çalışan için sıkıntılı vergi sonuçlarına yol açabilir.
Bordro tamamen hazırlandıktan sonra işleme konulmalıdır. Amerika Birleşik Devletleri'nde bordro işleme ve üretimi, üçüncü taraf yükleniciler tarafından işlenen birçok maaş bordrosu ile birlikte, oldukça otomatik bir süreç haline geldi. Şirket içinde veya üçüncü taraf bir yüklenici tarafından yapılıp yapılmadığına bakılmaksızın, işlem bireysel kağıt maaşları ve çalışanların banka hesaplarına doğrudan mevduatlar oluşturur. Ek olarak, bordro hazırlığı, çekleri ve doğrudan mevduatları kapsamak için gerekli miktarların yatırılması ve ayrıca ilgili devlet kurumlarına veya sigorta şirketlerine vergi ve diğer ödemeler için detaylı ve özet beyanların oluşturulmasını içerir. Maaş bordrosunun hazırlanmasından sorumlu olanlar bu bilgiyi, işverenlerin, çalışanlarına ödenecek fonların mevcut ve uygun şekilde yatırılmasını sağlamak olan finansmanı veya borçlu departmanına vermelidir. Bir bordronun işlenmesi, ayrıca şirketin periyodik mali tabloları ve çalışanların yılsonu vergi tabloları için gerekli verilerin toplanmasını da içerir. Her bordro benzersizdir ve kurum içinde veya bir üçüncü tarafça işlenebilmesinden önce uygun şekilde ve iyice hazırlanmalıdır.
