Bir iş süreci, şirketlerin bir görevi veya etkinliği tamamlamak için geçirdikleri sıralı bir olaydır. İş süreci optimizasyonu, her bir sürecin tasarlanması, modellenmesi, yürütülmesi ve izlenmesinden oluşur. Bu bireysel adımların her biri bir şirketin üretiminin veya yardımcı faaliyetlerinin genel optimizasyonuna katkıda bulunur. Sonuç, aynı çıktıyı üretmek, daha yüksek çalışan verimliliği sağlamak ve şirket için daha yüksek bir toplam değer yaratmak ya da iyileştirmek için daha az kaynak kullanmalıdır.
İş süreci optimizasyonu, bir sürecin tasarımı ile başlar. Her işletme faaliyeti için sahipler ve yöneticilerin bir hedefi göz önünde bulundurması gerekir. Bu faaliyetlerin uzun süre gözden geçirilmeden devam etmesine izin vermek, çalışanların iş süreçlerini tamamlama yönündeki hareketlerden geçmesine neden olabilir. Şirketler, genel iş akışını iyileştirmek için hedefler koymalı, işletme standartları oluşturmalı ve darboğazları tanımlamalıdır. Bu tıkanıklıkları bir iş sürecinin tasarımında ortadan kaldırmak, süreci uygularken daha sonra sürprizleri de ortadan kaldırabilir.
Modelleme “what-if” analizinin bir türüdür. Sahipler ve yöneticiler, çalışma koşullarını iyileştirmenin ve verimlilik düzeylerini veya çalışanları ve makineleri iyileştirmenin yollarını düşünmelidir. Ortak “what-if” analizi türleri, bir ürün oluşturmak için gereken kaynak miktarının azaltılmasını ve tesislerden genel masrafların düşürülmesini içerir. Bu koşullar aynı veya daha iyi bir ürün kalitesine yol açarsa, analiz doğrudur; çıktı daha kötüyse, analiz yanlıştır. İş süreci optimizasyonu için ölçülen faaliyetin türüne bağlı olarak modeller operasyonel veya finansal olabilir.
Bir faaliyetin yürütülmesi iş süreci optimizasyonunda da önemlidir. Şirketler ilk önce, görevleri ve faaliyetleri tamamlamak için gerekli vasıflı işçilere sahip olmalarını sağlamalıdır. Örneğin, bir iş sürecini optimize etmek, teknik geçmişi olan bireylere daha fazla ihtiyaç duyulmasına neden olabilir. Üreticiler, ekipman imalatını iyileştirmek için kaynak tekniklerinde belirli bir altyapıya sahip imalatçılara ihtiyaç duyabilirler. Üreticinin, ekipman üretim sürecini iyileştirmek için üretim sürecinde bir dizi adım geliştirmesi gerekebilir ve bu da iş akışında iyileşme sağlar.
İzleme, iş süreci optimizasyon sürecini denetleyen devam eden bir yönetim faaliyetidir. Sahipler ve yöneticiler, optimizasyonun şirket içinde iyi sonuç vermesini sağlamalı ve değer katmaya devam etmelidir. Şirketler, iş süreçlerinin şirkete değer katmaya devam etmesini sağlamak ve şirketteki genel çalışma koşullarını iyileştirmek için finansal oranlar, standart endüstri karşılaştırmaları, önceki geçmişe ait karşılaştırma raporları veya diğer veri türlerini kullanabilir.
