Büyük ve küçük şirketler genellikle organize bir işletme kayıtları tutma sistemi sağlama zorluğu ile karşı karşıya kalmaktadır. Genel olarak, işletme belgeleri öngörülen yerel veya bölgesel zaman sınırlamalarına uyulur. Yeterli bir kayıt sistemine sahip olmak için neyin tutulması gerektiği ve ne kadar süre için gerekli olduğunun bilinmesi.
İşletmenin büyüklüğü genellikle işletme kayıtlarının tutulma sisteminin derinliğini belirler. Tutulan işletme belgelerinden bazıları vergi beyannameleri ve personel dosyalarını içermektedir. Genellikle bir işletme tarafından tutulan mali kayıtlar işletme giderleri, sermaye alımları, satış gelirleri ve mülk varlıklarıdır.
Bir işletme, işletmenin endüstrisini düzenleyen yargı bölgesinde uygulanan saklama koşullarını doğrulamalıdır. Amerika Birleşik Devletleri'nde vergi ile ilgili işletme kayıtlarının tutulması için gerekenler, işletme belgelerinin en az üç yıl saklanmasıdır. Bazı gelir gereksinimleri, önerilen sürenin dolmasından sonra bile finansal kayıtların tutulmasını gerektirebilir.
Personel kayıtları genellikle en az dört yıl saklanır. Bu ve diğer kayıtlar, özellikle geçmiş ve mevcut çalışanlar hakkında özel bilgiler içeren kayıtlar, güvenli bir yerde tutulur. Bordro vergilerinin ne zaman yapıldığı ve ödendiği ile ilgili kayıtların tamamı tutulur.
Çoğu durumda, mali kayıtlar en az yedi yıl saklanır. Finansal kurumlardan gelen tablolar, envanter listeleri ve yıllık gelir tabloları, içerebilecek belge türlerinden bazılarıdır. İyi finansal kayıtların tutulması, bir işletmenin yasal meselelere maruz kalmasını en aza indirebilir.
İşletmeler, eski veya ilgisiz ticari belgelerden kurtulmak için bir tasfiye sistemine sahip olmanın da yararlı olduğunu görebilir. Bir işletme kayıtları tutma sistemi politikası, süreci kolaylaştırmaya ve tüm çalışanların aynı uygulamaları takip etmesini sağlamaya yardımcı olabilir. Bu genellikle yeterli iş kayıtlarının muhafaza edilmesi sürecinin devam eden bir parçasıdır.
Ticari belgeler yerinde tutulursa, yeterli depolama alanına sahip olmak genellikle iyi bir fikirdir. Aynı zamanda, elektronik iş kayıt dosyalarının tutulması genel bir uygulamadır. Bu şekilde, ilgili belgelere hala erişilebilir durumdadır ve yangın veya başka bir felaketin kağıt işletme belgelerini imha etmesi durumunda işletme kapatılmasından kaçınabilir.
Çoğu işletme, bir kayıt depolama yönetim şirketi kullanmayı seçebilir. Bu, kurumun iş kayıtlarının tutulması yönetimi yerine, işle ilgili konulara odaklanma zamanını boşaltma potansiyeline sahiptir. Ticari kayıt tutma sisteminin dış kaynak kullanımı ile ilgili olası endişeleri azaltılabilir. Saygın bir şirket genellikle işle ilgili belgeleri korumak için güvenlik özelliklerini ve uygulamalarını ana hatlarıyla belirtir.
