Bir bilgisayar varlığı, değeri olan herhangi bir donanım ya da yazılımdır. Örneğin, bir ofis ağının parçası olan ve ekip üyelerinin birbirleriyle iletişim kurmasını sağlayan bilgisayarlar, yazıcılar ve sunucular, üretkenliği artırmaya yardımcı oldukları için değerlidir. Aynı şekilde, bilgisayarları müşterilere kiralayan bir işletme de, bilgisayarları kâr elde etmek için kullanıldığından bilgisayar varlıklarına sahiptir. Bir bilgisayar varlık izleme sistemi, envanter yöneticilerinin bilgisayarların ve ilgili bileşenlerin sayımını ve yerini takip etmesini sağlar, böylece kayıpları önler, maliyetleri düşürür ve karları artırır. Bilgisayar varlık takibi için en iyi ipuçlarından bazıları bir operasyonun büyüklüğü ve ihtiyaçları için envanter kontrol yöntemine karar vermek ve yöntemi düşünceli bir şekilde uygulamaktır.
En iyi bilgisayar varlığı izleme yöntemini seçmek için, önce bir envanter uzmanı, sorumlu olduğu bilgisayar sayısını dikkate almalıdır. Donanım parçalarını manuel olarak saymak ve yazılım performansını kontrol etmek için fazla zaman harcanırsa, bir barkod izleme veya Radyo Frekansı Tanımlama (RFID) izleme yöntemi kullanılabilir. Barkodlar taranır ve sayım ve tarih gibi ilgili donanım parçasıyla ilgili bilgiler bilgisayar ekranında görüntülenir. Bir RFID izleme sistemi, etiketlerle radyo dalgaları aracılığıyla iletişim kuran bir okuyucu tarafından uzaktan okunabilen elektronik etiketlerin kullanılmasını içerir.
Az sayıda bilgisayarla çalışan envanter yöneticileri, daha basit bir bilgisayar varlıkları izleme sisteminin daha kullanışlı ve uygun fiyatlı olabileceğini görebilir. Yalnızca birkaç donanımdan sorumlu olduğunda, bir yönetici her bir parçaya manuel olarak kaydedilen bir kimlik numarası atayabilir. Ekipman parçaları farklı yerlere taşındığında kayıtlara notasyonlar eklenebilir. Barkod ve RFID sistemleri maliyetli olma eğilimindedir, bu nedenle daha az bilgisayar envanteri olan yöneticiler manuel envanter yönetiminin daha uygun maliyetli olduğunu görebilir.
Öte yandan, Bilgi Teknolojileri (BT) ve çok büyük şirketlerin envanter yöneticileri, bilgisayar varlıklarının o kadar çok olduğunu, varlık takip görevlerini üçüncü bir tarafa yaptırmaları gerektiğini söyleyebilir. Bu durumlarda, muazzam envanteri kaldırabilen yazılımın maliyeti ve gerekli BT işçiliğinin maliyeti, başka bir işi işe almaktan çok daha fazla olabilir. Bu bağlamlardaki BT uzmanları, envantere odaklanmak yerine bilgisayar işlemlerini onarmak, sorun gidermek ve optimize etmek için daha fazla zaman harcayabilir.
Hangi bilgisayar varlık izleme sisteminin bir stok yöneticisi kullanmaya karar verdiğine bakılmaksızın, uygulama önemli bir adım olabilir. İyi bir ipucu, işçilere yeni bir sisteme geçmeden önce planlama ve hazırlık yapma zamanı vermektir. Bilgisayarlı sistemlerin uygulanması için çalışanların kendileriyle rahat edebilmeleri için programları eğitmek için zamana ihtiyaçları olabilir.
