Bir konferans görüşmesi, bir konferans salonundaki tipik bir toplantıdan biraz daha zor olabilir; Yüz yüze etkileşim yok, okunacak görsel ipucu yok ve ses tanıma dışında kimin konuştuğunu bilmenin bir yolu yok. Bir konferans görüşmesine katılırken, bu nedenle, görüşme sırasında bir kişinin otururken diğer katılımcılarla nasıl konuşacağına dair her şeyi içeren uygun bir konferans görüşmesi kuralları uygulamak gerekir. Uygun konferans görüşme kurallarına yakından dikkat etmek, arayan kişinin yanlış adımları utandırmaktan kaçınmasına ve bunun yerine yumuşak ve etkili bir toplantı düzenlemesine yardımcı olabilir.
Çağrının organizatörü toplantıya tam zamanında başlamalı ve tanıtımlarla başlamalıdır. Konferans görüşmesi görgü kuralları, görüşmedeki her bir kişinin tanınması ve tanıtılması gerektiğini, böylece tüm katılımcıların birbirlerini tanıdıklarını ve birbirlerini duyabileceklerini belirler. Bir toplantı gündemini, çağrıdaki herkesin adlarıyla tüm katılımcılara e-postayla göndermek veya başka şekilde dağıtmak yararlı olabilir. Toplantı zamanında başlamalıdır. Bir konferans görüşmesi, başka bir deyişle, yüz yüze bir toplantı kadar profesyonelce yapılmalı ve organizatörler şahsen olduğu kadar iyi hazırlanmalıdır.
Arka plan gürültüsü ile ilgili konferans görüşme kurallarına bağlı kalmak, aramanın kendisinin belki de en önemli yönüdür. Biri bir cep telefonuyla konuşmaktan kaçınmalıdır, çünkü alım açıklığa neden olabilir ve rahatsız edici arka plan gürültülerine neden olabilir. Her arayan, dikkat dağıtıcı ya da dikkat dağıtıcı olmayan sessiz bir odadan gelen çağrıya katılmalıdır. Evde görüşme yapılırsa, aile üyeleri, evcil hayvanlar veya diğer rahatsız edici etkileşimler ve sesler tarafından rahatsız edilmeyeceğinden emin olunmalıdır. Bu tür sesler tüm katılımcıları rahatsız edebilir ve toplantının ilerlemesini engelleyebilir. Kurşun kalemle dokunmak, yiyecekleri çiğnemek veya yüksek sandalyelerde dolaşmak gibi gereksiz sesler oluşturmaktan kaçının.
Konferans görüşmesi sırasında kimse birbirini görmeyeceğinden, konferans görüşmesi görgü kuralları, konuşmadan önce her konuşmacının kendilerini tanımladığını belirtir. Bu, arayanlar arasındaki karışıklığı önler ve her katılımcının ne ve kimin tarafından söylendiğine dair doğru notlar almalarını sağlar. Kimliksiz rastgele bir konuşma, diğer konuşmacılar için rahatsız edici ve kafa karıştırıcı olabilir ve bir konferans görüşmesinde kendini tanımlamak yüz yüze görüşme sırasında göz teması kurmaya benzer.
