Bordro raporları, her bir çalışan için ödenen parayla ilgili bilgileri listeleyen bir şirketin resmi belgeleridir. Şirketler yasal olarak her biri hakkında özel bilgi içeren bu raporları hazırlamakla yükümlüdür. Bordro raporları oluşturmanın en iyi ipuçları, mevcut maaş bordrosu yasalarını gözden geçirmeyi, yinelenen raporlar oluşturmak için bir sistem oluşturmayı ve uygunluk sağlamak için periyodik denetimler yapmayı içerir. Şirketler genellikle iki tür maaş bordrosuna sahiptir. Biri çalışana ücret saplaması olarak giderken, diğeri kayıt tutma amacıyla şirketin iç belgeleriyle birlikte kalmaktadır.
Mevcut bordro yasaları, bir şirketin bordro taslakları ve bordro raporları hakkında hangi bilgileri sunduğunu belirler. Bu, çalışanın çekinden kesilen bordro vergileri, sosyal haklar ve ödemeler hakkındaki bilgileri içerebilir. Diğer bilgiler, maaş, ücret ve fazla mesai için bordro dönemi tarihlerini veya ayrı tutarları içerebilir. Yine, bu bilgiler genellikle ulusal, bölgesel veya yerel hükümetlerin kurallarından veya diğer düzenlemelerinden gelir.
Bordro raporlarını sürdürmek için tipik olarak bir sistem gereklidir. Şirketler genellikle bu raporları ayda en az bir kez hazırlayacaktır, bu nedenle bir sistemi kullanmak, bilgi raporlarının sabit kalmasını sağlar. Bu sistem aynı zamanda şirketin bir dönemden diğerine hiçbir bilgi bırakmamasını sağlar. Bordro yazılımı işletmelerde daha yaygındır ve onlara sistem oluşturma ve sürdürme seçenekleri sunar. Bordro yazılımını kullanmak ayrıca bir konumun bir şirketin tüm maaş bordrosu raporlarını işleyebildiği merkezi bir raporlama sistemine de izin verir.
Bir şirketin tüm harici ve dahili bordro kurallarına uymasını sağlamak için denetimler genellikle gereklidir. Çoğu durumda, bir şirket bordro raporlarında ve sisteminde iki denetim türü kullanabilir: iç ve dış. İç denetimler, bordro sisteminin gözden geçirilmesi için bir şirketin kendi çalışanlarını kullanır. Bu denetim sadece yönetim amaçlıdır. Dış, ikinci denetim türü, üçüncü bir şirketin kullanılmasını gerektirir ve esas olarak iş dışındaki paydaşlar içindir.
Bordro raporları için en iyi ipuçlarını takip etmek tipik olarak devam eden bir süreçtir. Yasalar ve düzenlemeler değişecek ve şirketin raporlar ve denetimler için sistemini değiştirmesini gerektirecektir. Örneğin, halka açık şirketler genellikle her yıl sayısız denetime tabi tutulacaktır. Bordro sistemi aktif raporlama ve yönetme gerektirir, bu yüzden bir şirket bu sistemi izlemesi için belirli insanları seçebilir. Bu çalışanlar, şirketin personel seviyelerine ve prosedürlerine dayanarak sık sık bordro ve muhasebe bölümlerinden gelir.
