Afet acil durum planlaması için en iyi ipuçları, organizasyon ve ekip çalışması aracılığıyla en kötü durum senaryosunu analiz etmek ve hazırlamaktır. Bir işletmede, belirli durumlara yeterince hazırlanmak çoğu zaman farklı departmanlara ihtiyaç duyar. Kötü bir deprem veya elektrik kesintisi gibi felaketler yaşanmasa da, acil durum planlamasının amacı, bir şeyler olması durumunda hazırlanmalıdır. İşletmeler için afet acil durum planlamasında en yararlı ipuçlarından biri, projeyi koordine eden kişinin bir komite oluşturmasıdır.
Acil durum felaketi planlama komitesinin bir parçası olarak çalışan gönüllülerine sahip olmak, çalışanların katılımını sağlar ve projenin önemine dikkat çeker. Çalışan gönüllülerine su, acil durum yiyecekleri ve güvenlik malzemeleri gibi alt gruplara başkanlık etmek, verimli bir ekip oluşturmaya yardımcı olabilir. Afet acil durum planlamasının sürmekte ve etkili olması için alt başlıklardan gelen raporlarla düzenli toplantılar dahil edilmelidir. Proje koordinatörü, komite üyelerine net talimatlar verebilmeli, ilerlemelerini izleyebilmeli ve gerektiğinde düzeltmeler yapabilmelidir.
Afet acil durum planlamasının maksimum faydayı sağlayabilmesi için akla gelebilecek her kriz durumunun öngörülmesi gerekir. Sarf malzemelerini ve eylemleri daha odaklı ve etkili hale getirmek için belirli durumları aklınızda bulundurun. Örneğin, grup kışın elektrik kesintisi için hazırlanıyorsa, sıcak havanın, elektrik ısısı kapalıyken acil durum kaynağı olarak toplanması gerekecektir. Yaz aylarında elektrik kesintisi olması için, aynı battaniyeler oturma yeri olarak veya pencerelerden güneşi engellemek için kullanılabilir.
Afet acil durum planlama komitesi toplantılarından gelen raporlar daha sonra bir şirketin veya başka bir işletmenin farklı bölümlerine gönderilebilir. Lider, departman başkanlarının, herhangi bir sigorta talebinde bulunacaklar gibi afet acil durum planlamasındaki rollerinin farkında olmalarını sağlamalıdır. Sigorta bedelinin çalışanın tazminatını, mülkün zarar görmesini ve işin zamanının kesilmesi için yeterli olduğundan emin olmak, acil durum felaketlerini planlarken çözülmesi gereken diğer departman veya üst düzey yönetim konularıdır. Broşürler ve devlet kurumlarından gelen diğer bilgiler de felaket acil durum planlamacıları için yardımcı olabilir.
