Elektronik kayıtların saklanması, bir işyerinde önemli verileri yedeklemek için bir sistem kurmaktan başka bir şey değildir ve iyi haber, bunun büyük bir kısmının uygun kurulum altında otomatik olarak gerçekleştirilebileceğidir. Birçok işletme, değerli belgelerini birden fazla sunucuya yedekleme hatası yapar; ancak bu, yer kaplayan ve sonuçta sunucuyu yavaşlatan yüzlerce hatta binlerce yinelenen dosya oluşturabilir. Aynı şey evrak işleri ve kompakt diskler gibi geleneksel yedeklemeler için de söylenebilir - sağlam bir elektronik kayıt tutma sistemi uygulandığında tekrarlanan yedeklemeleri saklamak kesinlikle bir anlam ifade etmez. Normalde böyle bir sistemi kurmak için Internet teknolojisi tecrübesi olan bir profesyonel aranır ve çevrimiçi yedekleme normalde elektronik kayıt saklama paketinin bir parçası olduğundan, bilgiler sonsuza kadar korunmalıdır.
Bir elektronik kayıt saklama programını uygulamadan önce, kullanıcıların tam olarak neyin birden fazla yerde depolanması gerektiğini düşünmeleri önemlidir. Örneğin, gün boyunca birçok çalışan tarafından erişilen iş dosyalarının her bir bilgisayar sistemine kaydedilmesi gerekir, ancak eski istemcilerle veya vergi bilgileriyle ilgilenen dosyalar nadiren gerekli olduğundan bir ana bilgisayar üzerinde güvenle saklanmalıdır. Elektronik kayıt tutma programının bir diğer önemli işlevi, genel ağın mümkün olduğunca dağınık kalmaması için gereksiz dosyaları belli bir süre sonra temizleme yeteneğidir. Bu görevler yalnızca bilgilerin işyerinde dağıtılma hızını kolaylaştırmakla kalmaz, aynı zamanda her bir çalışanın şirket verileriyle ilgilenirken uyması gereken standartları belirler.
Elektronik kayıtların tutulmasının diğer bir kritik yönü, düzenli aralıklarla gerçekleşen otomatik bir yedekleme uygulamaktır ve bu görev haftalık, günlük veya gerektiğinde dakikalarca çalışacak şekilde ayarlanabilir. Dosyaları merkezi bir sunucuya yerleştirmenin yanı sıra, birçok şirket, verilerin her zaman iki ayrı ve bağımsız konumda olmasını sağlamak için dış sürücülere, uzak sürücülere veya bir kompakt diske (CD) de yedeklemeler yapar. Birçoğu için bu işlem gereksiz gibi görünse de, bir elektrik devresindeki aşırı yüklenme, şirket içindeki her sabit sürücüyü etkili bir şekilde silebilir. Veriler farklı bir coğrafi bölgede depolandığından çevrimiçi yedekleme özellikle popüler hale gelmiştir; yani bir kasırga veya kasırga gibi feci bir olay her bir donanım parçasını imha etmiş olsa bile, şirketin bilgileri hala güvende kalır.
Elektronik kayıtların tutulmasının başka bir akıllı yönü, yedeklerin fiziksel olarak gerçekleştiğini doğrulamaktır, çünkü zarar görmüş bir Ethernet kablosu kadar basit bir şey bilgilerin doğru şekilde kaydedilmesini önleyebilir. Birçok işletme yanlışlıkla otomatik yedeklemelerin aksaklığa karşı bağışıklık kazandığını varsayıyor, ancak bu durum böyle değil. Bireyler her zaman verilerin en az ayda bir veya yeni bir dosya veya program uygulandığında uygun şekilde yedeklendiğini doğrulamalıdır.
