Mobil varlıkları izlemenin en iyi yolu, uygun envanter yönetimi kontrollerini ve otomatik bilgisayar envanter uygulamalarını kullanmaktır. Bu işlem, her ekipmanın tanım etiketleriyle işaretlenmesini içeren varlıkların denetlenmesi ve belgelendirilmesini gerektirir. Bu etiketler her varlık için benzersiz bir sayı kullanır. Bu numara, gelecekteki denetimler için kaydedilip izlenebileceği bir mobil varlık izleme uygulamasına girilmelidir.
Mobil varlık takibi için en önemli ipuçlarından biri, varlık stokunun doğru şekilde etiketlenmesi ve işaretlenmesidir. Bu, yeni satın alınan envanterin şirket çalışanlarına atanmasını sağlamaya yardımcı olur. Yeni bir cihaz satın alındığında, hemen bir kimlik numarasıyla etiketlenmelidir. Cihaz bir kişiye atandığında, atanan kişinin tarih ve adı bir varlık izleme sistemindeki kimlik numarasıyla takip edilmelidir.
Bir mobil varlık takip sistemi, ekipmanı izlemek için özel radyo frekansı tanımlama etiketlerini (RFID) kullanmalıdır. Bu, bilgisayarların kimlik numarasını elektronik tarayıcılarla okumasını sağlayan elektronik bir çubuk kodlu etikettir. Çoğu perakende mağazasında RFID teknolojisi, satın alma kayıtlarındaki ürünleri okumak ve ücretlendirmek için kullanılır.
Yeni satın alınan ekipman için uygun envanter prosedürlerinin izlenmesinin sağlanması da önemlidir. Her yeni bir varlık satın alındığında, bir ekipman sorumlusu tarafından yönetilen güvenli bir alanda izlenmeli ve depolanmalıdır. Bu ürünler hemen bir kimlik numarası ile etiketlenmeli ve güvenli bir ekipman saklama odasında saklanmalıdır.
Tüm mobil varlıklarda tanımlama etiketleri için tutarlı bir konuma sahip olmak önemlidir. Tipik olarak mobil cihazlara bir tanımlama etiketi yerleştirmek için en iyi nokta pil bölmesindedir. Bu, etiketin göze çarpmayan bir alanda olmasını ve çıkarılmasının zor olmasını sağlar. Tutarlı bir konum kullanmak gelecekteki denetçilerin her bir varlığın kimlik numarasını bulmasını ve kaydetmesini kolaylaştırır.
Etkili mobil varlık takibi, ekipmanın yıllık olarak denetlenmesini gerektirir. Bu, varlıkların izleme sisteminde doğru kişiye atandığını doğrulamak ve tüm ekipmanın çalışır durumda olmasını sağlamak için bir fırsattır. Çoğu şirket, sürecin yılda bir kez gerçekleşmesini sağlamak için vergi hazırlık sezonunda envanter denetimleri yapar.
Mobil varlıklar arızalandığında veya kırıldığında normal olarak yeni ekipmanlarla değiştirilir. Bu değişim sürecinde, varlığın mobil varlık takip sisteminde elden çıkarıldığı işaretlenmelidir. Bu, envanter sisteminin yıllık denetimler için korunmasını ve doğru olmasını sağlar.
