Bordro kayıtlarının tutulması gereklilikleri bir yargı bölgesinden diğerine büyük ölçüde değişiklik göstermektedir, bu nedenle işletme sahipleri kendi alanlarındaki yasalara aşina olmalıdır. Elde tutulması gerekebilecek belgelerden bazıları maaş bordrosu vergileri, çalışanlara sağlanan faydalar ve çalışılan saat sayısının kayıtları ile ilgilidir. Ayrıca bordro kayıtlarının hem dijital hem de basılı kopyalarını tutmayı da düşünmelidirler. Mümkünse, kağıt belgeler zarar görmemesi için yangına dayanıklı bir dolapta saklanmalıdır.
Bordro kayıtlarının ne kadar süreyle saklanması gerekebileceğini bilmek iyi bir fikirdir. Bu, bir ülkeden diğerine değişebilir ve genellikle yerel gelir ajansları tarafından yönetilir. Kural olarak, çoğu kaydın işlem gerçekleştikten sonraki dört ila on yıl arasında tutulması gerekir.
İşletme sahipleri aynı zamanda hangi belirli bordro kayıtlarının tutulması gerektiğini de belirlemelidir. Bazı önemli olanlar, belirli vergilerin çalışanın ücretinden kesildiğini kanıtlayan belgeleri içerebilir. Bir bireye ne kadar ödeme yaptığını ve çalıştığı saat sayısını gösteren kayıtlar tutması da gerekebilir. Bu bordro kayıt tutma uygulaması, çalışanlara en azından yerel asgari ücretin ödendiğini kanıtlamaya yardımcı olabilir. Ayrıca, varsa çocuk işçiliği yasalarına uygunluğun sağlanmasına da yardımcı olabilir.
Diğer bordro kaydı tutma seçenekleri, fazla mesai ücretlerini, çalışanlara sağlanan faydaları, tatil ücretlerini veya hastalık ücretlerini içerebilir. Eğer işletme bir emeklilik fonuna katkıda bulunursa veya çalışanının sigorta primlerinin bir kısmını öderse, bunun dokümantasyonu da saklanmalıdır. Çalışanlara komisyon ödenirse, bir denetçinin şirketin satış raporlarını da saklaması gerekebilir.
Kayıtların hem dijital hem de basılı kopyaları saklanmalıdır. Bu, bir kayıt kümesinin imha edilmesi durumunda yedek bir dosya bulunmasıdır. Dijital kayıtlar, bir bilgisayarın sabit sürücüsünde bulunmasının yanı sıra, yedek sabit sürücü, disk veya flash sürücü gibi çıkarılabilir depolama aygıtlarında tutulmalıdır. Kağıt kopyalar, su basmasına eğilmeyen bir alanda bulunan yanmaz bir dolapta kilitlenmelidir, çünkü bu belgelerin güvenliğini sağlamaya yardımcı olabilir.
Bordro kayıtlarının tutulması herhangi bir işin düzenli işlemlerinin önemli bir parçası olabilir. İşler düzenli olarak yapılıyorsa, bunu yapmak normalde kolaydır. Belgeleri düzenli bir şekilde ve gereken süre zarfında kaydetmek, bir işin denetlenmesi veya satılması durumunda yöneticiye büyük bir gönül yarası kazandırabilir.
