İnsanlar, çalışmalarının etkinliği ve nasıl iyileştirilebileceği hakkında bilgi edinmek istediklerinde proje değerlendirmeleri yaparlar. Örneğin, imalat endüstrisindeki profesyoneller, yeni bir iş akışı sisteminin genel üretkenliklerini nasıl etkilediğini öğrenmek isteyebilir. Yeni sistemler uyguladıktan sonra verimlilik düzeylerini ölçebilirler ve hedeflerini nerede yerine getirdiklerini ve hala değişikliklerden yararlanabileceğini düşündüklerini öğrenirler. Proje değerlendirmesi için en iyi ipuçlarından biri, değerlendirmelerin nasıl yapıldığını belirlemekten sorumlu bir proje yöneticisi atamaktır. Bir proje yöneticisi ayrıca, ilgili tarafların, organizasyonlarını geliştirmek için bir proje değerlendirmesini nasıl kullandıklarını belirlemekten de sorumlu olmalıdır.
Bir proje değerlendirmesi yapmadan önce, bir yöneticinin biçimlendirici veya özet bir değerlendirme gerekip gerekmediğini belirlemesi önemlidir. Profesyoneller biçimlendirici değerlendirmeler kullandığında, projeleri ilerledikçe analiz ederler. Yeni zorluklar ve fırsatlar ortaya çıktıkça bir projeyi geliştirebilirler. Bu tür bir proje değerlendirmesi, bir programın devam etmesini ve öngörülemeyen koşullar altında tutulabilecek kadar esnek olmasını sağlamak için mükemmeldir.
Profesyoneller özet proje değerlendirmesi kullandıklarında, diğer taraftan, proje normalde zaten tamamlanmıştır. Hedeflerine ulaşılıp ulaşılmadığını öğrenmek istiyorlar. Ayrıca bir projenin nasıl ve niçin zor olduğunu araştırmak isteyebilir ve gelecekteki projeleri daha yumuşak ve etkili hale getirmenin yollarına karar verebilirler. Çoğu durumda, proje yöneticileri her iki tür proje değerlendirmesini de kullanır.
Bir proje değerlendirmesinin nasıl sunulacağını bilmek de önemlidir. Birçok proje yöneticisi, projeye daha net bir bakış açısı kazandırmak için farklı iletişim modları kullanmanın en iyisi olduğuna inanıyor. Örneğin, bir değerlendirme, bir projenin nasıl çalıştığını ve nerede geliştirileceğini açıklayan yazılı bir metin içerebilir. Ayrıca bir projeyle ilgili fotoğrafları veya eskizleri de içerebilir. Birçok profesyonel, bir projenin çeşitli bileşenleri arasındaki ilişkileri gösteren çizelgeleri kullanmayı da seçer.
Birçok kişi, dışarıdan bir parti getirmenin başarılı bir proje değerlendirmesi yapmak için çok etkili olduğunu fark eder. Daha büyük kuruluşlar için çalışan profesyoneller, projeleri analiz etmek ve iyileştirmeler için önerilerde bulunmak için üçüncü taraf danışmanlarla sözleşme yapmak isteyebilir. Bağımsız çalışan ve kısıtlı bütçeleri olan bireyler, bir projeyi incelemeye istekli ve biraz geri bildirim vermek isteyen arkadaşlar veya tanıdıklar bulmak isteyebilirler. Farklı departmanlara sahip kuruluşlardaki insanlar, farklı bakış açılarından geribildirim vermek için değerlendirmelere diğer alanlardan temsilcileri dahil etmek isteyebilirler.
