Bir performans değerlendirme mektubu yazarken, bir kimse mektubun amacını daha geniş bir çerçevede düşünmeli ve değerlendirilen kişiye yararlı ve anlamlı bilgiler sağlamalıdır. Hem bir nicel hem de nitel yöntemler dahil olmak üzere, bireyin performansını değerlendirmede kullanılabilecek birkaç yaklaşım vardır, ancak ikisini de içeren bir değerlendirme genellikle en etkilidir. Bir şirketteki çalışanlar gibi bir performans değerlendirme mektubunun konusu olan kişilerin, zayıf bir değerlendirmenin sonuçlarını veya deneme tedbirleri ve kariyer gelişimi gibi mükemmel bir sınavın ödüllerini de anlamaları gerekir.
Performans değerlendirme mektubunun amacı, o mektubun fiili oluşturulmasında etkili olmalıdır. Örneğin, bir çalışanın performansını yıllık olarak değerlendirmek için bir mektup yazan biri, örneğin, değerlendirilen kişiye devam eden bir çalışan olarak yardımcı olacak bilgileri içerdiğinden emin olmalıdır. Diğer yandan, bir tavsiye mektubu olarak yazılmış bir performans değerlendirme mektubu, tipik olarak, bir çalışanın gelişimini teşvik etmenin bir yolu olarak değil, güçlü ve zayıf yönlerini vurgulamak için tasarlanmıştır. Mektubun bu birincil amacının anlaşılması, yazılan kişiye rehberlik edebilir.
Amaç bir performans değerlendirme mektubu yazan biri tarafından anlaşıldığında, mümkün olan en iyi değerlendirme yöntemini seçmelidir. Bazı durumlarda, satış rakamları veya bir projeye harcanan zaman gibi belirli sayılarla ilgilenen nicel bir değerlendirme göz önünde bulundurulmalıdır. Bununla birlikte, tüm işler niceliksel olarak analiz edilemeyebilir ve bu nedenle gözlemler ve başkalarının bir kişinin güçlü ve zayıf yönlerini dikkate almak için görüşlerini ele alan nitel bir performans değerlendirme mektubu tercih edilebilir. Bununla birlikte, bu yöntemlerin her birinin kendine özgü zayıflıkları vardır ve birçok değerlendirici daha etkin bir değerlendirme için ikisini birlikte kullanmayı tercih eder.
Birisi bir performans değerlendirme mektubu yazarken, değerlendirme konusunun sürecin önemini anladığından da emin olmalıdır. Bir şirket içindeki çalışanlar, genellikle bu tür bir değerlendirmenin sonuçlarına dayanan terfi için uygunsa, bunu anlamalıdırlar. Bir performans değerlendirme mektubunun amacı çalışanları veya başkalarını işlerini analiz ederek şaşırtmak değil, performansları hakkında onlara yararlı ve anlamlı geri bildirim sağlamaktır. Haksız değerlendirmeler veya terfi uygulamaları çalışanların memnuniyetsizliğine, işçi kaybına ve hatta davalara neden olabilir; Çalışanların kendisinden ne beklendiğini anlamalarına yardımcı olacak açık iletişim ile birlikte, adil ve tarafsız bir beceri analizi sağlayan yöntemler kullanıldığından emin olmak için bir değerlendirici tarafından özen gösterilmelidir.
