Bir varlık yönetimi uygulaması kuruluşlar tarafından varlıkları izlemek, envanteri kontrol etmek ve fiziksel varlıklar için yükseltme veya değişiklik planlaması yapmak için kullanılır. Her bir varlık yönetimi uygulaması türü genellikle şirket varlıkları hakkında ayrıntılı bilgi barındıran merkezi bir konumdur. İş dünyasında elektronik medya formlarının artması, dijital varlıkları da takip eden yazılımların geliştirilmesine yol açmıştır. Evde varlıkları takip etmek, kişisel kullanım için tasarlanmış bir başka varlık yönetimi uygulamasıdır.
Şirketin varlıkları maddi kaynaklardır ve BT ekipmanı, ofis ekipmanı, araçlar ve emlak mülklerini içerebilir. Dijital varlıklar, şirket logolarını, ses veya video kayıtlarını ve elektronik olarak işletme ağı sistemlerinde depolanan dosyaları içerebilir. Kişisel mülklerin bir listesi mobilyalar, antikalar ve pahalı mücevherler içerebilir.
Bir varlık yönetimi uygulamasını kullanmak, şirketin net varlıklarının gerçek zamanlı ve fiziki varlıklar açısından gerçek zamanlı muhasebesini sağlayabilir. Neredeyse şirket için değerli olan her tür maddi varlık, bir varlık yönetimi uygulamasında tutulur. Yönetim uygulaması ayrıca bir şirketin varlıkların yaşam döngüsünü takip etmesine yardımcı olabilir. Bu, ne zaman ve bir değiştirme gerekip gerekmediğinin tanımlanmasına yardımcı olabilir.
Bir varlık yönetimi uygulamasında birkaç temel özellik vardır. Saklanan ayrıntılı bilgi, ekipman üzerindeki bakım kayıtlarını ve garantileri izleyebilir. Bazı varlık yönetimi yazılımı, bir varlığın konumunu tanımlamayı kolaylaştıran bir barkod sistemine de sahip olabilir. Çoğu uygulama, farklı bölümler tarafından kullanılabilecek bir raporlama işlevi de içerebilir.
Küçük işletmeler, varlıkları izlemek için genellikle hazır varlık yönetimi yazılımını kullanır. Yazılım ayrıca envanter seviyelerini, satış kayıtlarını ve ilgili muhasebe işlevlerini korumak için de kullanılabilir. Bu tür bilgiler genellikle gelir ve vergi beyannamelerinin tamamlanmasında gereklidir. Bu uygulamalar genellikle küçük bir bütçeye sahip bir şirket için daha ucuzdur, ancak yine de envanterini yönetme ve varlıklarını takip etme becerisine ihtiyacı vardır.
Büyük şirketler için, birden fazla yerde bulunabilecek daha büyük bir varlık hacmini işlemek için daha karmaşık bir sistem kullanılabilir. Yazılım genellikle, şirkete ait tüm varlıkların ayrıntılı bir muhasebesini de sağlayabilir. Bilgi genellikle daha geniş varlık kategorileri ve daha fazla bilgi kapasitesi dışında, küçük işletmelere yönelik yazılımlarla aynıdır.
Yanlış yerleştirilen varlıklar, bir işletme için karlılık potansiyelini aşındırabilir. Varlık yönetimi uygulamalarının kullanımı, işletme verimliliği düzeylerine katkıda bulunabilir. Merkezi bir varlık veritabanına sahip olmak, çalışanların belirli görevleri yerine getirirken envanter veya varlıkları arama süresini azaltır.
Evde kullanım için varlık yönetimi uygulamaları, sigorta amacıyla veya taşınırken varlıkların bir envanterini tutabilir. Bir kişi mücevher, elektronik eşya ve sanat koleksiyonları gibi eşyaların bir listesine sahip olabilir. Her bir öğenin ne zaman satın alındığına ve bir ürünün kaybedilmesi veya çalınması durumunda yaklaşık değerin bulunabileceği bilgisi.
