BPO araçları, üçüncü bir tarafça sunulan hizmetler kadar fiziksel değildir. Şirketler belirli iş süreçlerini üçüncü taraflara dış kaynak olarak kullanabilir ve bu işin etkinliği belirli bir ücret karşılığında tamamlamasına olanak tanır. İlk olarak, BPO araçları dikey veya yatay olabilir. Dikey aletler baştan sona bir aktivite alır; yatay araçlar iki farklı faaliyetten ilişkili aktiviteleri tamamlar. Genel olarak dış kaynaklı faaliyetler işe alım, satış, tedarik veya muhasebe olabilir.
Bir işletmedeki her faaliyetin tipik olarak belirli bir düzende dizilmiş sayısız görevi vardır. Dikey BPO araçları, bir şirketin faaliyetini tam olarak yerine getirmek için bu tek görevlerin her birini idare eder. Örneğin, satın alma faaliyeti, tedarikçi kimliği ve seçimi, kaynak incelemesi, sipariş verme ve malların alınması ve ödeme gibi görevlere sahip olabilir. Dış kaynak şirketi, tüm bu görevleri dikey dış kaynak işleminin bir parçası olarak tamamlar. Diğer faaliyetler, özellikle faaliyetle ilgili olan görevlere rağmen, bu şekilde atılan adımlara sahiptir.
Yatay BPO araçları, bir dış kaynak şirketinin görevleri tamamlarken birden çok faaliyette çalışmasına izin verir. Muhasebe, genellikle yatay BPO işlemine giren ortak bir faaliyettir. Örneğin, satış departmanı genellikle müşterilerden ödemelerin toplanmasından sorumludur. Satınalma departmanı, malları şirkete gönderen tedarikçilere ödeme yapılmasını talep eder. Dış kaynak kullanımı, bu iki görevi de muhasebe faaliyetinin bir parçası olarak ele aldığında, bu yatay BPO'dur.
Bu BPO araçlarının her biri dışında, veri girişi veya müşteri hizmetleri en yaygın dış kaynaklı faaliyettir. Veri girişi faaliyetleri, vasıfsız işçilerin kullanılmasını gerektiren genel görevlerdir. Şirketler, çalışanların çalışabilmesi için bordro oluşturma ve bakım olanakları sağlama konusunda zaman, sermaye ve çaba tasarrufu sağlamak için bu faaliyetleri dış kaynaklardan kullanabilir. Çağrı merkezi hizmetleri aynı nedenlerle dış kaynaklı benzer bir iştir. Teknoloji, tesisler veya büyük miktarlarda müşteri siparişleri veya talepleri ile başa çıkma kabiliyeti olmadan, BPO araçları bu aktiviteyle uğraşmanın yoludur.
Bir şirket dış kaynak şirketleri aradığında, BPO araçları çeşitli seçenekler sunar. Örneğin, bir işletme yerel veya uluslararası olan bir dış kaynak iş ortağı seçebilir. Dış kaynak şirketleri, çağrı hizmeti, yerine getirme ve postalama reklamları gibi birden fazla hizmet sunabilir. İşletmeler, hizmetleri bir dış kaynak şirketiyle birleştirmeyi seçebilir veya faaliyetleri ayırmayı düşünebilir. Dış kaynak kullanımı faaliyetleri sırasında mevcut araçları araştırmak genellikle biraz zaman alır.
