İnsan kaynakları uzmanları, bir kuruluştaki tüm çalışanların, ellerinden gelenin en iyisini yapmak için kendilerini iyi ve motive hissetmelerine yardımcı olmaktan sorumludur. Bu uzmanlar ayrıca çalışanların davranış kuralları ve kültürel hedefleri, öncelikleri ve değerleri ile ilgili politikaları geliştirmelerine ve eğitmelerine yardımcı olmaktadır. İnsan kaynakları uzmanlarının işe alım süreçlerine katılması, çalışan verilerini toplaması ve düzenlemesi ve çalışan görüşmeleri gerçekleştirmesi de yaygındır. En yaygın insan kaynakları yönetimi yazılımı türlerinden bazıları, profesyonellerin çalışanların maaş bordrosu için çalıştıkları saatleri takip etmelerini, çalışanların uygulamalarını ve özel ihtiyaçlarını veya isteklerini düzenlemelerini ve çalışanların performansını ve gelişimlerini izlemelerini sağlayan programlardır. Bazı insan kaynakları yönetimi yazılımı türleri, birden çok işlevi içeren paketlerdir ve diğer programlar belirli işlemlere odaklanır.
İnsan kaynakları yönetimi yazılımı bordro amacıyla kullanıldığında, genellikle tüm çalışanların kullandığı bir arayüz içerir. Örneğin, ortak bir model, çalışanların işe girdiklerinde ve çalıştıkları zamanları kaydettiği bir arayüz içerebilir. Bu bilgileri girdikten sonra, bir insan kaynakları veritabanına yüklenir. İnsan kaynakları profesyonellerinin bordro verilerini sunma zamanı geldiğinde, yazılımdaki bilgilere erişebilir veya bir veritabanındaki bilgileri doğrudan şirketin bordro departmanına yükleyebilirler.
Bazı insan kaynakları yönetimi yazılımı işe alım amaçları için kullanılmaktadır. Bazı durumlarda, profesyoneller, iş adaylarının doğrudan bir insan kaynakları veritabanına yüklenen uygulamaları doldurmak ve göndermek için kullanabilecekleri bir çevrimiçi kullanıcı arayüzü içeren yazılımı seçebilirler. Pek çok program, insan kaynağının ucunda, uzmanların konumlarını ve vaat düzeylerine göre uygulamaları sıralamasını sağlayan işlevlere sahiptir.
Birçok durumda, insan kaynakları uzmanları sadece uygulamalardan daha fazlasını gerektirir. Bu yazılım ayrıca başvuru sahiplerinin özgeçmişlerini, kapak mektuplarını ve referans mektuplarını göndermelerini sağlayabilir. Programlar ayrıca adayların, insan kaynakları profesyonellerinin gelecekteki referansları için kaydedebilecekleri engelli gibi özel ihtiyaçları kaydetmelerine de izin verebilir.
Çalışan değerlendirmesi, insan kaynakları uzmanlarının ortak bir işlevidir. Çalışanların performansı ile ilgili tüm verileri kaydetmelerini sağlayan insan kaynakları yönetimi yazılımını kullanabilirler. Örneğin, bir işçinin gecikme nedeniyle azarlandığı bir insan kaynağı uzmanı bu bilgiyi programına kaydedebilir. Aynı şekilde, çalışanların aldığı tüm ödülleri ve onurları da kaydedebilir. Bu bilgiler çalışanlar terfi veya yükselme için hazır olduğunda yararlı olabilir.
