Bir işletmenin elindeki gerçek ürün miktarını takip etmek için kullanılan iki tür envanter prosedürü vardır - kalıcı ve periyodik -. Belirli bir iş için işe yarayan bir prosedür seçmek, envanterin sattığı tüm ürünlerin hesabını oluşturabileceğinden önemlidir. Bu, bir işletme için en büyük harcamalardan biri ve yönetimi en zorlardan biri olabilir.
Ürünler için rekabetçi satış fiyatını belirlemek, ayrıca daha önce satılmış olanları değiştirmek için yeni ürünlerin satın alınmasını veya üretilmesini planlamak için doğru, güncel envanter bilgileri gerekir. Bunun yönetiminde iki temel envanter prosedürü türü hayati öneme sahip olabilir.
Sürekli tip envanter prosedürleri genellikle bir işletmenin gerçek zamanlı olarak işlem kaydetmesini mümkün kılan satış noktası tarama ekipmanlarını kullanır. Bu tür stok işlemleri genellikle gerçekleştiği her satışın oldukça ayrıntılı bir kaydını sağlar. Bu tür bir envanter prosedürü, tek bir iş gününde binlerce işlemi takip etme yeteneğine sahiptir. Sürekli envanter prosedürleri genel olarak daha büyük bir ilk yatırım gerektirse de, sunduğu yüksek verimlilik çoğu zaman daha büyük karlara yol açabilir.
Sürekli envanter prosedürlerinin sağladığı en güncel veriler, yöneticilerin ürün tedarik seviyelerini izlemesine ve gerektiğinde ilave stok sipariş etmesine olanak tanır. Ayrıca, perakende satış işletmelerine, hangi ürünlerin iyi sattığını ve düşük bir fiyat veya satış sunarak hangi öğelerin taşınması gerektiğini belirlemelerine yardımcı olabilir. Bu tür envanter prosedürünü kullanan bir işletme, hırsızlıktan kaynaklanan kayıpları ortaya çıkarmak için ürünlerinin periyodik bir fiziksel sayımını da gerçekleştirmelidir.
Periyodik tip envanter prosedürleri, genellikle aylık, üç aylık veya yıllık olabilen, düzenli aralıklarla elde edilen bazı fiziksel ürün sayımı türlerini içerir. Bu tür bir prosedürde, bir işletmenin stoklarında sahip olduğu toplam ürün sayısı, her hesap dönemi sonunda fiziksel olarak sayılır. Takip eden dönemde satın alınan ürünler bu toplamın üzerine eklenir. Ardından, her bir sonraki dönemin sonunda bir başka sayı yapılır ve önceki dönemin bitiş toplamından düşülür.
Bir işletmenin yıllık olarak sattığı ürün hacmi, genellikle bu periyodik envanter işlemlerinin sıklığını belirler. Bu tür bir envanter zaman ve kaynak tüketen bir etkinlik olabileceğinden, çoğu işletme envanteri saymak ve kapanma süresini kısaltmak için gereken işgücü ve otomasyonu sağlamak için envanter hizmetlerini kiralar. Süreci hızlandırmak için envanter kontrol yazılımı da mevcuttur.
