Satınalma siparişleri, farklı satıcılardan mal veya hizmet alımına izin verme işlevini yerine getirir. Farklı ebatlar ve alım tipleri için çeşitli satınalma sipariş formları kullanılır. Bu formlar arasında satınalma talepleri veya talepleri, düzenli satınalma siparişleri, ayakta satınalma siparişleri, battaniye satınalma siparişleri, hizmetler için sözleşmeler ve değişiklik siparişleri bulunur.
Düzenli bir satın alma siparişi sürecinde, bir iş biriminin bir satın alma işlemi yapması gerekiyorsa, bir ürün sipariş edildiğinde, bir ürün istendiğinde, istenen ürün miktarını, miktar, birim maliyetini, varsa ürün tercih edildiğini ve talep edilen satıcıyı ayrıntılandıran bir talep hazırlar. İş birimi, talebi, satın alma işlemini onaylamaya yetkili bir yöneticiye veya onay için bir satın alma bölümüne sunar. Satınalma siparişi büyük bir satın alım veya büyük miktarda para içinse, kesinleşmeden önce birden fazla onay seviyesi gerektirebilir.
Satınalma departmanı talebi inceler ve malzeme veya hizmetler için en iyi satıcıyı seçer. Talep onaylandıktan sonra bir satınalma siparişi verilir ve bir numara verilir ve daha sonra bu siparişle ilgili tüm yazışmalarda teslimat ve ödeme yoluyla bu numaraya referans verilir. Satınalma sipariş formları elektronik veya basılı olabilir. Satınalma siparişi formunun görünümü önemli değildir; satıcı ile alıcı arasındaki anlaşmayı oluşturan bilgidir.
Daimi satınalma sipariş formları, bir işletme, aylık sevkiyat gibi aynı miktarda malzemenin düzenli teslimatını gerektirdiğinde kullanılır. Bir daimi satınalma siparişi, teslim aralığını ve emtia fiyatını onaylar ve daimi emrin yürürlükte kalacağı süreyi belirtir. Daimi bir satınalma siparişi, belirli bir süre boyunca sürdürülecek ekipman veya bakım kiraları için de kullanılabilir.
Battaniye satınalma sipariş formları, küçük miktarlarda düşük değerli kalemlerin rutin satın alımlarını kapsamak için kullanılır. Örneğin, bir ofis, kopyalama ve yazdırma işlevleri için kağıt, mürekkep ve toner sarf malzemeleri satın almak için battaniye satın alma siparişine sahip olabilir. Bir battaniye siparişi, tipik olarak satın alınabilecek öğe türlerini sınırlandırır ve bir son sipariş tarihinin yanı sıra bireysel bir sipariş limiti ve toplam değer limiti belirler.
Sözleşmeli satınalma siparişi formları genellikle bir projeyi tamamlamak için gereken işi karşılamak için kullanılır. Tam olarak hangi çalışmanın gerçekleştirileceğini ve hangi zamanlamaya göre olacağını belirtirler. Bir sözleşme satınalma siparişi, proje belirli dönüm noktalarına ulaştığında geçici ödemeler sağlayabilir. Proje süresince gereklilikleri değiştirmek gerekirse, bir değişiklik emri verilebilir. Değişiklik emri kesin olarak hangi özelliklerin değiştirildiğini ve orijinal satınalma siparişine dahil edildiğini gösterir.
Şirket gereksinimleri, belirli bir miktar paradan daha pahalıya mal olacak ya da belirli bir mal ya da hizmet türü içeren herhangi bir alım için teklif isteyebilir. Bu durumda, satınalma departmanı teklif isteyecektir. Teklifler alındıktan ve incelendikten sonra, satın alma departmanı satınalma siparişini başarılı teklif sahibine verecektir.
