Envanter alma, sorumlu işletme yönetimi ve kontrolünün temel sürecinin bir parçasıdır. Periyodik olarak fiziksel bir sayım yaparak, ilgili tüm öğelerin doğru bir şekilde hesaba katıldığından ve envanterin değeriyle ilgili mevcut belgelerin doğru olduğundan emin olmak mümkündür. Şirketlerin yıllar boyunca bu tür malzeme kontrolünü yönetmesinin farklı yollarından birkaçı.
Envanter almaya yönelik onurlu bir yaklaşım, döngü sayısı olarak bilinir. Tekstil tesislerinde uzun yıllar kullanıldığında, bu yaklaşım, bitki seviyesindeki tedarik mağazalarında depolanan malzemelerin bir kısmının düzenli fiziksel stoklarının yapılmasını gerektiriyordu. Birçok tekstil şirketi, malzeme kodları olarak bilinenleri kullanarak tedariklerini yönetmektedir; bu, tesiste verilen bir departmanın işleviyle ilişkili çeşitli bileşenleri ve malzemeleri sınıflandırmanın kolay bir yoludur.
Tipik bir döngü sayısı, her takvim ayı için envantere sınırlı sayıda malzeme kodu tanımlar. Seçilen malzeme kodları, fiziksel olarak sayılan kodlar altında listelenen her bir birimin her bir birimi ile fiziksel bir sayıma tabi tutulur. Döngü sayısının sonucu, makbuzların tutulduğu kayıtlarla ve bu kalemlerin sayılarıyla karşılaştırılır ve ikisi arasındaki farklar not edilir ve uzlaştırılır. Döngü sayımları genellikle tüm envanterin yıl boyunca fiziksel olarak sayılmasına izin verecek şekilde yapılandırılmıştır ve bir yıllık tam depo malzemelerinin uzlaştırılması işleminin yapılmasını çok daha kolay hale getirebilir.
Modern yazılımın kullanımı sayesinde, seçilen bir öğe grubunun envanterini hızlı bir şekilde kolaylıkla çekmek mümkündür. Örneğin, el altında olması gereken ofis malzemeleri miktarının bir çıktısını almak çok basittir. Basılı rapor, her bir maddenin ne kadarının hala raporun alındığı tarih itibariyle belirli bir departmana verilmesini beklediğini yansıtır. Bu yaklaşım, tüm makbuzların ve sorunların rapor oluşturulmadan önce veritabanına kaydedilmesini gerektirir; Aksi takdirde, sayım kapalı olacaktır.
Birçok şirket FIFO ve LIFO kullanımına büyük ölçüde dayanan bir süreç kullanır. Sırasıyla ilk giren ve ilk giren ilk kısaltmalar olan bu tür envanter yönetimi, kalemler geldiğinde ve şirket içindeki belirli bir departmana ödendiğinde doğru şekilde kaydedilmesine dayanır. Bu yaklaşımla, belirli bir kalemin kalan birimleri, günün makbuzları ve fiziksel olarak tedarik zinciri veritabanına girildikten sonra fiziksel olarak kontrol edilir. Bu süreç çoğu zaman envanterlerini minimumda tutması gereken küçük işletmelere vergi amaçları için her zaman ellerinde olanları tam olarak bilmeleri ve belirli bir maddenin önemli bir kısmının hesaba katlanamaması durumunda harekete geçmeleri için izin verir.
Şirket gereksinimlerine bağlı olarak envanter işlemleri çok ayrıntılı veya çok basit olabilir. Doğru takip sistemi ve yazılımı seçerek ve birimleri düzenli olarak fiziksel sayma konusunda gayret göstererek, malzeme kayıtlarının her zaman doğru tutulduğundan emin olmak mümkündür. Bu, hammaddeden mamul ürüne kadar her türlü stok değerinin diğerlerinden daha kolay olmasını sağlar.
