Genel mutabakat mutabakatı, bir kuruluşun finansal faaliyetlerinin uygun şekilde kaydedildiğinden emin olmak için kritik bir adımdır, böylece kuruluşun finansal beyanı, finansal durumunun doğru bir yansıması olarak güvenilebilir. Mutabakatın kendisi, rakamların doğru ve uyumlu olmasını sağlamak ve farklı olmadıklarında bunları kabul etmek amacıyla farklı kayıtları karşılaştırmayı ifade eder. Kişinin kişisel çek defterini mutabık kılmaya benzer şekilde, genel muhasebe mutabakatı, tüm kuruluşun dönem içindeki işlemlerinin uygun şekilde kaydedildiğini doğrulamayı içerir. Genel bir defteri mutabık kılmak elbette çok daha karmaşık ve sıklıkla bilgisayarlı; Öyle olsa bile, büyük bir şirketin genel muhasebe mutabakatı bazen günlerce sürebilir.
Genel muhasebe mutabakatı sürecindeki ilk adım, mutabakattan sorumlu olanların hesaplarının kaydedilmesinde yer almamasını sağlamaktır. Dolandırıcılık veya zimmete geçirmeyi önlemek için bir kontrol ve denge sistemine sahip olmak çok önemlidir. Aynı şekilde, tüm işlemlerin çağdaş, kalıcı bir kaydı tutulmalıdır. Örneğin, tüm gelirler derhal kayıt altına alınmalı ve günlük olarak bankaya yatırılmalıdır. Bankaya yatırılan meblağlar ile gelirler arasındaki farklar basitçe hata olabilir, ancak hileli faaliyeti de ortaya çıkarabilir.
Bağlı ortaklık defterlerindeki girişlerin toplamı, genel defterdeki “mutabakat hesaplarına” kaydedilir. Bağlı ortaklık defterlerinde ödenecek hesaplar veya alacak hesapları gibi girişler destekleyici belgelerle karşılaştırılmalı ve her bir bağlı defterdeki girişlerin toplamı, genel deftere karşılık gelen girişleriyle karşılaştırılmalıdır. Genel bir deftere deftere nakil işleminde yapılabilecek birkaç olası hata vardır ve bunların çoğu dolandırıcılık veya zimmete neden olmaz. Örneğin, kalemler uygun nakit tutarlarıyla kaydedilir, ancak yanlış hesaba katılabilir veya bir kayıttaki rakamlar aktarılabilir. Kapsamlı bir genel muhasebe mutabakatı bu hataları ortaya çıkarmalıdır. Hatalar veya tutarsızlıklar tespit edildiğinde, düzeltilmemeleri, ayrı olarak kaydedilmeleri ve mutabakat girişleri olarak kaydedilmeleri gerekir.
En büyük genel muhasebe mutabakatlarından biri, muhasebe girişlerini banka mevduat kayıtlarıyla karşılaştıran nakit mutabakatıdır. Bu aşamada ele geçen hatalar basit büro yanlış hesaplamaları olabilir, ancak çok ciddiye alınmalıdır; yakalanmazlarsa, şirketin tamamen genel muhasebe defterinden çekilen mali tablodaki finansal durumunun yanlış olmasına neden olabilirler.
Genel mutabakat mutabakatının bir diğer önemli unsuru da, tüm borçların toplamını tüm kredilerin toplamıyla karşılaştıran deneme dengesidir. İki toplam eşit değilse, hesaplar dengesizdir ve en azından, hatanın izlenmesi ve bir düzeltme girişi yapılması gerekir.
Özellikle büyük bir kuruluşta, mali tablo hazırlanmasının genel muhasebe mutabakatı için uzlaştırılması için beklemek yerinde değildir. Bunun yerine, genel muhasebe hesaplarının mutabakatı, ilanlar yapılırken sürekli olarak yapılmalı ve iştiraki defterleri oluşturan bileşenler mümkün olduğunca sık gözden geçirilmeli ve uzlaştırılmalıdır. Deneme bakiyesi de uygulanabilir olduğu kadar sık kullanılmalıdır, ancak hiçbir durumda ayda bir defadan az olmamalıdır.
