Proje planlama, bir şirkete büyük ölçekli bir işlem başlatırken izlenmesi gereken farklı adımlar sunar. Tüm şirketler bir proje planlama sürecinden geçmese de, adımlar birçok proje türü için ortaktır. İlk adımlar genellikle bir kaynak planı oluşturmak ve bir risk değerlendirmesi yapmak, ardından planı gerekli departmanlara iletmek, tedarikçileri onaylamak ve gerekli kalemleri almaktır. Şirketler ihtiyaçlarını karşılamak için her adımı değiştirebilirler. Proje planlama aşaması tamamlandıktan sonra, şirket proje uygulama ve yönetimini başlatır.
Proje planlamasındaki bir kaynak planı, sahiplerin ve yöneticilerin projeleri tamamlamak için hangi öğelerin gerekli olduğunu keşfetmesine yardımcı olur. Yaygın kaynaklar arasında doğrudan materyaller, işçilik ve ek yük bulunmaktadır. Bu adım, bir şirketin yönetim ekibinin elinde ne olduğunu ve projeyi başlatmak ve tamamlamak için neye ihtiyaçları olduğunu değerlendirmesini gerektirir. Maliyet analizi de bu planın bir parçasıdır. İhtiyaç duyulan varlıklar için birden fazla kaynak tanımlamak proje sürecini başlatır.
Risk değerlendirmesi, bir şirketin bir projenin olası olumsuz taraflarına karşı potansiyel bir ödül belirlemesine yardımcı olur. Riskler finansal, operasyonel, çevresel veya başka türde olabilir. Şirketler her faktöre bakar ve her birinin gücünü belirler; ayrıca her bir risk faktörünün hiyerarşisine karar verirler. Proje planlama aşamasında tüm riskleri inceledikten sonra, sahipleri ve yöneticileri, ödüllerin - finansal getirilerin - bütün risk faktörlerinin maliyetlerinden daha yüksek olup olmayacağına karar verir. Tüm risk faktörleri her projeyi aynı şekilde veya hiç bir şekilde etkilemez.
Şirketler bir proje seçip kabul edilebilir bir risk taşıdığına karar verdikten sonra, planı gerekli departmanlara iletirler. Bu, proje planlama aşamasına daha fazla birey getirir. Şirketler en iyi uygulama yöntemini belirlemek için bu ek çalışanları ve çalışanları kullanır. Bu adım aynı zamanda tedarikçilerle iletişim kurma ve projeyi tamamlamak için gerekli kaynakları edinme sürecini başlatır. Şirketin mevcut operasyonlarını yerine getirmek için planlar üzerinde değişiklik veya düzeltme yapılması gerekebilir.
Tedarikçileri onaylamak proje planlama aşamasının sonuna doğru. Bir şirket ihtiyaç duyulan kaynakların kalitesi ve miktarı hakkında bir fikir edindikten sonra, hangi tedarikçilerin şirketin ihtiyaçlarını karşılayabileceğini onaylar. Büyük ölçekli projeler, istikrarlı kaynak seviyelerini korumak için özel sözleşmelerin kullanılmasını gerektirebilir. Hacim veya diğer faktörlere dayalı fiyat indirimleri pazarlığı da burada mümkün olabilir.
Nihai proje planlama aşaması, proje için ihtiyaç duyulan kalemleri tedarik etmektir. Sipariş vermek, mal almak ve kalite açısından kontrol etmek bu sürecin bir parçasıdır. Satın alma, proje için kalıcı olarak devam eder. Bu tedarik için tekrarlanabilir bir süreç gerektirir. Bir şirket mevcut sistemini kullanabilir veya mal sipariş etmek ve almak için gereken şekilde bir bağlı kuruluş kurabilir.
