Her satın alma sürecinde dört temel adım kullanılır: ihtiyaç tespiti, teklif, satın alma ve değerlendirme. Her adım, bazıları her satın alım için geçerli olmayabilir birkaç bileşene sahip olabilir. Genellikle, adımlar rasgele ve çok kısa bir sürede tamamlanır. Diğerlerinde, her adım resmileştirilir ve çok zaman alabilir.
Satın alma sürecinin ihtiyaç aşamasının belirlenmesinde, potansiyel alıcı ihtiyaçlarını değerlendirir. Bu, neyi başarmak istediğini, harcama bütçesinin ne olacağını ve hangi özelliklere ihtiyaç duyulduğunu ve istendiğini belirlemeyi içerir. Bu adım aynı zamanda alıcının gerçekleştiremeyeceği olasılıkları ve seçenekleri ortaya çıkarmak için ürün araştırmasını içerebilir.
İhtiyaç tespiti kararın öğle yemeği almak isteyen bir adam kadar basit veya yeni bir entegre muhasebe yönetim sistemini değerlendiren bir BT yöneticisi kadar karmaşık olup olmadığı ortaya çıkar. Öğlen yemeği arayan adam ihtiyaçlarını çok çabuk belirleyecektir. Yemeğe ihtiyacı olduğunu, belirli bir miktar harcamak istediğini, öğle yemeği için sadece 30 dakika olduğunu ve salata havasında olduğunu biliyor olabilir. BT yöneticisinin, bir sonraki aşamaya geçmeden önce ihtiyaç ve kısıtlamaları belirlemek için bazı taraflarla görüşmesi gerekebilir.
Satın alma sürecinin teklif aşamasında, alıcı mevcut satıcıları araştırır ve fiyatlandırma talep eder. Bu, bir fast food restoranını kullanması gerektiğine karar vermek için bütçesini kullanan ve işyerine yakın bu tür kuruluşların zihinsel bir listesini yürüten, bu kadar basit olabilir. BT yöneticisi muhtemelen mevcut yazılımları ve sağlayıcıları araştırıp, teklif için bir talepte bulunacak ve ardından şirketin ihtiyaçlarına en uygun olanı belirlemek için teklifleri değerlendirecektir.
Satın alma işleminin üçüncü aşaması gerçek satın alma işlemidir. Öğlen yemeği alan adam için yemek siparişi vermek, pencereden ödeme yapmak ve araba kullanmak kadar basit. BT yöneticisi için bu, pazarlık fiyatlandırmayı, satın alma onayını almayı, sözleşmeleri imzalamayı, ürünü teslim almayı ve faturayı ödemeyi içerebilir.
Satın alma süreci genellikle değerlendirme aşamasıyla sona erer. Alıcının iyi bir satın alma işlemi yapıp yapmadığını ve ürünü tekrar tutacak mı yoksa satıcıyla tekrar mı iş yapacağını belirlediği yer burasıdır. Başlatıcı için bu, yemeğini yemek ve iyi olup olmadığına karar vermek demektir. BT yöneticisi için bu, sistemin zaman içindeki etkinliğini değerlendirmek anlamına gelir. Bazı durumlarda, sürecin bu aşaması garantilerin veya garantilerin kullanılmasını gerektirebilir ve hatta ürünün iade edilmesine veya iade talebine yol açabilir.
