Dağıtım departmanları, satıcılardan sipariş edilen ürünleri alma ve bu maddeleri bir şirket içindeki uygun bölüm veya departmana yönlendirmekle yükümlüdür. Buradaki fikir, tüm malların teslim edildikleri andan itibaren, işletme içindeki belirli bir birime verildikleri an dahil olmak üzere, hesaba katıldığı bir durum yaratmaktır. Bir dağıtım departmanının kullanımı, maliyetleri yönetmeyi ve atık potansiyelini azaltmayı çok kolaylaştırır, ayrıca teslimat sırasında yanlış departmana gönderilen mallar nedeniyle üretimin gecikme olasılığını en aza indirir.
Bir dağıtım departmanının büyüklüğü ve kapsamı bir iş ortamından diğerine değişecektir. Genel olarak, gelen mallar, alınan malların ekteki belgelere yansıtılanlarla aynı tür ve miktarda olduğunu doğrulayan bir alıcı departman tarafından kabul edilir. Oradan, ürünler bir depolama alanına yerleştirilir ve evraklar dağıtım bölümüne iletilir. Orada, dağıtım yönetimi sürecine dahil olanlar, alınan malları şirket içindeki uygun bölümlere veya bölümlere iletmek için düzenlemeler yaparlar. Mallar doğru departmana teslim edildikten sonra dağıtım personeli, malları alan teslimat tarihini ve saatini kaydeder ve işlemi tamamlandı olarak işaretler.
Bir dağıtım departmanını kullanmak birkaç yönden yararlıdır. Birincisi, departman başka bir güvenlik seviyesi eklemektedir, çünkü alınan malların şirket boru hattında şu anda bulundukları yerin yakından incelenmesi, çalışan hırsızlığı olasılığını azaltmaya yardımcı olmaktadır. Malların miktarı, alıcı departman tarafından alındığı şekilde gösterilmeli ve ayrıca şirket yapısında çeşitli bölümlere verilen veya dağıtılan miktarlarla aynı olmalıdır. Bir çeşit sapma varsa, varyansın nerede gerçekleştiğini belirlemek için adımlar atılabilir ve böylece malları kimin çaldığını tespit etmek kolaylaşır.
Genellikle bu tür işlemlerde ortak olan birçok dağıtım departmanı işi vardır. Bir departman yöneticisi ile birlikte, bir veya daha fazla dağıtım operatörü genellikle dağıtım ekibinin bir parçasıdır. Operatörler çoğu zaman, malların miktarlarını ve türlerini doğrulamak, şirketin diğer bölgelerine dağıtım beklerken doğru yerde bulunduğundan emin olmak için alıcı departmanla birlikte çalışır ve malların depodan çıkarılmasını onaylayan evrakları hazırlar ve varış yerlerine ulaşımları. Bazı operatörler, malların fiili olarak ele alınmasına daha fazla odaklanabilirken, diğerleri dağıtım sürecinde yer alan büro adımlarını ele almaktadır.
