Bir işletme kaydı, her türlü ticari ilişkiyi kaydeden bir belgedir. Terimler genellikle, müşterilerle ve potansiyel müşterilerle etkileşime dair arka plan sağlayan tüm belgelerin yanı sıra, bir satıcı veya tedarikçi ile bir müşteri arasında gerçekleşen belirli işlemlerle ilgili kayıtları kapsayan bir terimdir. Bir işletme kaydını tutmanın amacı, belirli bir işlemle ilgili belgeleri üretebilmek ve bu işlemin bir parçası olarak meydana gelen olayların tam sırasını tanımlamaktır. Pek çok hükümet, sınırları dahilinde faaliyet gösteren şirketlerden, iş operasyonunun hemen her yönünü kapsayan geniş bir yelpazedeki kayıtları koruyan bir kayıt yönetimi stratejisi geliştirmelerini gerektiriyor.
Bir şirket içinde, bir işletme kaydı birkaç farklı işlevle ilgili olabilir. Pek çok kişi bu tür bir işletme belgesini müşterilere yapılan satışlarla ilgili olarak düşünmeye meyilli olsa da, gerçek şu ki bu aynı zamanda çok çeşitli belgelere de uygulanmaktadır. Bu, talepler, satınalma siparişleri, paketleme listeleri, faturalar ve bu faturalar için verilen ödemeler gibi muhasebe kaynak belgelerini içerir. İstihdam sözleşmeleri ve personel klasörü de bir işletme kaydının temel kriterlerine uygun olarak kabul edilir, çünkü bu belgeler şirketin hayatında önemli işlemler sunar. Hatta karşılıklı mutabakat zaptı, yönetim kurulu veya yatırımcı toplantısı tutanakları ve basın açıklamalarının çoğu zaman bir işletme kaydının geniş kategorisine girdiği düşünülmektedir.
Herhangi bir iş kaydının temel işlevi, şirket hayatındaki belirli olayların arkasındaki geçmişi belgelemek. Örneğin, bir çalışanın personel dosyası, bireyin işe alımı, alınan herhangi bir ödül veya disiplin cezası, ücret veya maaş ayarlamaları ve istifanın veya çalışmanın sona ermesini çevreleyen koşullar hakkında değerli bilgiler sağlayacaktır. Bu tür kayıtlar
işveren
Bir çalışanın getirebileceği yasadışı fesih iddiaları veya diğer türden masraflar. Aynı zamanda, bir personel klasöründeki detay, işveren belirli olayları belgelendirmemişse veya mevcut istihdam yasalarının kapsamı dışında kalan eylemleri gerçekleştirirse, çalışanın yararına da çalışabilir.Doğru kayıtların tutulması, elde edilen gelir, işletme giderleri ve vergi beyannamelerinin hazırlanması ile ilgili dokümantasyon sağlamak için esastır. Bir denetim durumunda, katı bir işletme sicil politikasına sahip bir şirket, iadelerde sunulan rakamları destekleyen belgeler üretmeyi kolay bulacaktır. Bunu yapmak, vergi beyannamesi üzerindeki her bir satır öğesini doğrulamayı kolaylaştırır ve işletme bu rakamları yedeklemek için belge sağlayamazsa, geç ücretlerin ve diğer cezaların uygulanmasını önler.
